VII. Qualifiche di Care Manager CCO/HH, controlli dei precedenti e conservazione dei documenti

Il coordinamento dell'assistenza di un iscritto avviene attraverso un Care Manager dedicato che supervisiona e coordina l'accesso a tutti i servizi. Questa sezione delinea le qualifiche che una persona deve soddisfare per la posizione di Care Manager, i controlli dei precedenti che i CCO/HH devono condurre e i requisiti obbligatori per i segnalatori che devono essere seguiti.

Qualifiche di Care Manager e altri requisiti 

I Care Manager CCO/HH devono possedere le seguenti qualifiche ed esperienza pertinente:

1. Una laurea con due (2) anni di esperienza pertinente; O
2. Una licenza come infermiera registrata (RN) con due (2) anni di esperienza pertinente, che può includere qualsiasi esperienza lavorativa e non si limita ai compiti di gestione dei casi/coordinamento dei servizi; O
3. Un master con un (1) anno di esperienza pertinente; O
4. Precedenti Coordinatori dei Servizi Medicaid (MSC) che sono stati "acquisiti in grandfathering" per facilitare la continuità della persona che riceve il coordinamento. La documentazione dello status precedente del dipendente come MSC può includere un curriculum o altro documento creato dall'Agenzia MSC o dal CCO/HH che dimostri che la persona era impiegata come Coordinatore dei Servizi MSC prima del 1luglio 2018. Ai fini delle qualifiche sopra fornite, i precedenti MSC che hanno fatto domanda per diventare Care Manager al momento della transizione manterranno la capacità di nonno.

L'esperienza pertinente è qualsiasi esperienza retribuita o di volontariato nel campo dei servizi umani (ad esempio, Office of Mental Health, Office of Addiction Services and Supports) o che fornisce assistenza diretta o supporto, coordinamento o difesa per persone con disabilità dello sviluppo su base regolare. Ciò include, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

1. Familiari di una persona con diagnosi di I/DD;
2. Tirocini pertinenti (ad esempio, quelli necessari per l'istruzione);
3. Assistenza diretta, assistenza domiciliare o abilitazione;
4. Asilo nido o assistenza all'infanzia;
5. Insegnanti, assistenti didattici o assistenti agli insegnanti;
6. Gestione dei casi;
7. Esperienza di lavoro in un contesto scolastico alternativo (es. BOCES, Questar);
8. Professionisti della salute mentale (ad esempio, consulenti);
9. Campo clinico/medico (ad es. Fisioterapia (PT), Terapia occupazionale (OT), Patologia del linguaggio e della parola (SLP), Master in Servizio Sociale (MSW), Assistente Sociale Clinico Autorizzato (LCSW), Infermieristica incluso Assistente Infermieristico Certificato (CNA), Infermiera Pratica Autorizzata (LPN) e tecnici autorizzati (ad es. Tecnici a raggi X o ecografi)); e

Una volta assunti, i CCO/HH devono garantire che tutti i Care Manager siano qualificati per fornire e soddisfare gli standard e i requisiti della gestione dell'assistenza e fornire i sei (6) servizi principali. I Care Manager devono essere formati nelle aree di sviluppo delle competenze il prima possibile, ma non oltre dodici (12) mesi dalla data di assunzione. I requisiti CCO/HH relativi alla formazione sono disponibili nella sezione Requisiti e linee guida per la formazione. 

Lo scopo di questa politica è stabilire le procedure per condurre i controlli dei precedenti richiesti per i responsabili dell'assistenza CCO/HH e altri dipendenti CCO/HH applicabili, come definito nella pagina Assunzione di un nuovo dipendente sul sito web dell'OPWDD. Il bilancio New York State 2018-19 include i requisiti statutari relativi ai controlli dei precedenti penali, i requisiti obbligatori per i segnalatori e i controlli del database del registro centrale (SCR) a livello statale.

I Care Manager CCO/HH e gli altri dipendenti CCO/HH applicabili devono collaborare con quattro (4) autorizzazioni richieste:

1. Elenco di esclusione del personale (SEL) attraverso il NYS Justice Center

La legge sui servizi sociali del NYS 495 e i regolamenti OPWDD nella sezione 14 NYCRR 633.24

2. Controllo dei precedenti penali attraverso il New York State Justice Center

Legge sull'igiene mentale 16.33 e le normative OPWDD nella sezione 14 NYCRR 633.22

3. Controllo del database del registro centrale (SCR) a livello statale tramite OCFS

Legge sui servizi sociali del NYS 424-a e regolamenti OPWDD nella sezione 14 NYCRR 633.24

4. Legge sull'igiene mentale 16.34 tramite OPWDD

Regolamenti OPWDD in 14 NYCRR Sezione 633.24

In qualità di datore di lavoro registrato a tal fine, il CCO/HH è l'agenzia responsabile dell'esecuzione dei controlli dei precedenti richiesti. Il CCO/HH deve disporre di politiche e procedure scritte relative all'esecuzione dei controlli dei precedenti richiesti in conformità con le normative sopra elencate e delineate nella pagina Assunzione di un nuovo dipendente. Le politiche e le procedure devono includere criteri per determinare se determinati candidati e dipendenti sono soggetti ai vari controlli; informare le parti appropriate quando il dipendente o potenziale dipendente cessa di essere una persona soggetta (ad esempio, NYSDOH-CHRC; NYSJC-CBC); e valutare e adottare le misure appropriate al ricevimento di un avviso su una successiva accusa penale pendente contro un dipendente attuale (ad esempio, valutazione della sicurezza).

1. Elenco di esclusione del personale (SEL) tramite il NYS Justice Center

Il SEL è un registro statale gestito dal NYS Justice Center. Il SEL contiene i nomi delle persone ritenute responsabili di atti gravi o ripetuti di abuso e negligenza, e alle persone del SEL è vietato essere assunte dai fornitori dell'OPWDD.

1. Il controllo SEL è gratuito.
2. Il controllo SEL è richiesto a tutti i potenziali responsabili dell'assistenza CCO/HH e ad altri dipendenti CCO/HH applicabili che avranno contatti regolari e sostanziali con le persone che ricevono servizi forniti dal CCO/HH.
3. Il controllo SEL non è trasferibile da agenzia ad agenzia.

Il CCO/HH deve condurre un controllo SEL prima di tutti gli altri controlli dei precedenti richiesti per scopi pratici. Se un potenziale dipendente fa parte del SEL, non può essere assunto per lavorare con persone nel sistema di servizi OPWDD, anche come personale CCO/HH, e quindi elimina la necessità di eseguire altri controlli dei precedenti.

Il processo di controllo SEL:

1. I CCO/HH sono responsabili della creazione di un account e del rispetto di eventuali requisiti aggiuntivi per garantire il completamento dei controlli SEL con il NYS Justice Center.
2. I CCO devono designare una o più persone "autorizzate" che sono il personale di ciascuna agenzia che può richiedere i controlli SEL online e ricevere i risultati via e-mail.
3. I CCO/HH sono tenuti a conservare la documentazione del risultato per ogni controllo SEL.

Ulteriori informazioni sul processo SEL sono disponibili sul sito web del Justice Center. 

2. Il controllo dei precedenti penali (CBC) attraverso il NYS Justice Center, in vigore dal 02luglio 2020

Ai sensi del capitolo 58 delle leggi del 2020, in vigore dal 2luglio 2020, le organizzazioni che forniscono la gestione dell'assistenza domiciliare sanitaria non sono più tenute o autorizzate a sottoporre i potenziali dipendenti dell'assistenza diretta, inclusi i responsabili dell'assistenza CCO/HH e altri dipendenti CCO/HH applicabili, al controllo dei precedenti penali (CHRC) ai sensi del NYSDOH a partire dal 2luglio, 2020, i CCO/HH devono presentare le richieste di controllo dei precedenti penali al sistema di controllo dei precedenti penali del NYS Justice Center.

Il processo di controllo dei precedenti penali:

Questo processo è richiesto per tutti i potenziali responsabili dell'assistenza CCO/HH e per le altre persone interessate utilizzate dal CCO/HH che avranno contatti fisici regolari e sostanziali, senza supervisione o senza restrizioni, con le persone che ricevono i servizi. Queste persone non devono avere contatti incontrollati con i beneficiari dei servizi fino a quando non vengono ricevuti i risultati dei controlli.

Il CCO/HH deve delegare le persone autorizzate a sottoporsi al controllo dei precedenti penali. La persona autorizzata è responsabile della richiesta del CBC per ogni persona applicabile. Per ogni controllo dei precedenti, l'agenzia riceverà una determinazione come indicato nel processo di controllo dei precedenti penali.

Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito web del NYS Justice Center.

Accuse/condanne successive a seguito del controllo iniziale dei precedenti penali:

Dopo aver ricevuto la notifica di accuse o condanne penali successive al controllo iniziale dei precedenti penali, il CCO/HH deve condurre una valutazione della sicurezza dell'ambiente di servizio secondo le politiche e le procedure del CCO/HH e adottare tutte le misure appropriate per proteggere la salute e la sicurezza delle persone che ricevono i servizi. La valutazione della sicurezza e le misure devono essere documentate e il CCO/HH deve monitorare l'esito di qualsiasi accusa pendente se la parte interessata continua ad avere contatti fisici regolari e sostanziali, non supervisionati o senza restrizioni, con le persone che ricevono i servizi.

1. Entro e non oltre 14 giorni dal cambio di stato di qualsiasi richiedente/dipendente, il CCO/HH deve aggiornare il record all'interno del sistema di controllo dei precedenti penali al nuovo stato.
2. Solo la persona autorizzata o il suo delegato e la parte interessata hanno accesso alle informazioni sul controllo dei precedenti penali ricevute dal CCO/HH. Le informazioni sul controllo dei precedenti penali o il riassunto possono essere divulgati dalla persona autorizzata ad altre parti che partecipano direttamente a qualsiasi decisione relativa a tale parte in questione. La persona autorizzata e qualsiasi altra parte a cui vengono divulgate tali informazioni sul controllo dei precedenti penali o il riepilogo delle informazioni sul controllo dei precedenti penali saranno soggetti ai requisiti di riservatezza di cui all' 845-b della legge esecutiva. 

3. Controllo del database del registro centrale statale (SCR) tramite l'Ufficio dei servizi per l'infanzia e la famiglia del NYS

Il Registro Centrale dello Stato (SCR) mantiene un database di registrazioni di segnalazioni di abusi e maltrattamenti sui minori. Lo scopo del controllo del database è quello di scoprire se un potenziale dipendente di un CCO/HH è un soggetto confermato di una segnalazione di abuso o maltrattamento su minori. Il controllo del database SCR è richiesto a tutti i responsabili dell'assistenza CCO/HH e agli altri dipendenti CCO/HH applicabili che avranno contatti regolari e sostanziali con le persone che ricevono i servizi forniti dal CCO/HH.

I CCO/HH sono tenuti a richiedere il completamento dei controlli del database SCR per i potenziali dipendenti assunti a partire dal 2luglio 2018, che avranno il potenziale per un contatto regolare e sostanziale con le persone servite dai CCO/HH e quelle agenzie che forniscono la gestione dell'assistenza tramite contratti. I controlli del database SCR non sono trasferibili e non possono essere divulgati nuovamente. C'è un costo per il controllo del database SCR che può essere pagato dal datore di lavoro o dal dipendente. Le politiche/procedure scritte del CCO devono indicare la parte responsabile del pagamento e dei processi associati. Il pagamento deve essere effettuato al momento dell'invio della richiesta di controllo del database SCR.

Ulteriori informazioni sull'SCR sono disponibili sul sito web dell'Office of Children and Family Services.

4. Legge sull'igiene mentale 16.34 (MHL 16.34) attraverso l'OPWDD

Il MHL 16.34 verifica è richiesta per tutti i potenziali responsabili dell'assistenza CCO/HH e altri dipendenti presunti, o volontari assunti a partire dal 02luglio 2020, che hanno o hanno il potenziale per contatti regolari e sostanziali con le persone che ricevono servizi forniti dal CCO/HH. MHL 16.34 Check è un controllo basato sul web ed elaborato tramite OPWDD. Questo controllo consiste in una ricerca nei registri dei precedenti datori di lavoro nel sistema di servizi OPWDD alla ricerca di accuse comprovate di abuso e negligenza riguardanti un potenziale dipendente o volontario.

Una legge sull'igiene mentale 16.34 Il controllo è richiesto dal CCO/HH che effettua l'assunzione. La persona autorizzata dal CCO/HH per il controllo dei precedenti penali è la stessa persona autorizzata a richiedere il 16MHL.34 controllare. Tutti i CCO/HH devono presentare le richieste utilizzando l'apposito modulo web. Saranno accettate solo le richieste di moduli web.

Ulteriori informazioni su MHL 16.34 possono essere trovate sul sito web dell'OPWDD.

Si prega di notare il controllo dei precedenti penali per i dipendenti assunti prima del 1luglio 2020:

Controllo dei precedenti penali (CHRC) tramite il Dipartimento della Salute dello Stato di New York in vigore dal 1aprile 2018al 1luglio 2020

I CHRC sono controlli nazionali dei precedenti penali dell'FBI basati sulle impronte digitali. In vigore dal 1aprile 2018fino al 1luglio 2020, l'articolo 28-E della legge sulla salute pubblica richiedeva l'esecuzione di un CHRC per tutti i potenziali dipendenti dell'assistenza diretta, inclusi i responsabili dell'assistenza CCO/HH e altri dipendenti CCO/HH applicabili. 

Il CHRC deve essere stato compilato per i dipendenti che sono stati assunti prima del 1luglio 2020, per fornire assistenza o supervisione diretta, che include tutti i responsabili dell'assistenza CCO/HH assunti direttamente e a contratto. I CCO/HH continueranno a ricevere le successive notifiche di arresto del NYS per i dipendenti assunti o trasferiti in assunzione diretta durante il periodo in cui il CHRC era in vigore. I CCO/HH devono licenziare questi dipendenti nella domanda CHRC quando tali dipendenti non sono più impiegati dal CCO/HH. 

Il CCO/HH conserva i seguenti registri relativi ai controlli dei precedenti personali:

Tutte le richieste di controllo dei precedenti presentate in conformità con 14 NYCRR 633.24;

Tutte le informazioni ricevute a seguito di tali controlli (comprese le informazioni ricevute ai sensi della sezione 562 della Legge esecutiva), comprese le informazioni aggiuntive ottenute su un rapporto indicato dall'SCR; e

Documentazione di tutte le decisioni prese dall'UCC/HH sulla base delle informazioni fornite a seguito di tali controlli e delle motivazioni della decisione.

Il CCO/HH deve conservare queste informazioni per almeno dieci (10) anni dopo che la parte cessa di essere una parte soggetta (ad esempio, non è più un dipendente, un volontario).

Fare riferimento al regolamento OPWDD 633.24 per ulteriori informazioni sulla conservazione dei registri di controllo dei precedenti.

I CCO/HH Care Manager e gli altri dipendenti CCO/HH interessati sono tenuti a segnalare sospetti abusi o maltrattamenti sui minori ai sensi della NYS Social Services Law 413 e 14 NYCRR 624. Il CCO/HH deve disporre di politiche/procedure per affrontare le aspettative e i processi per facilitare e garantire l'attuazione della rendicontazione obbligatoria e delle attività correlate.

I dipendenti CCO/HH che hanno o avranno contatti regolari e diretti con persone che ricevono servizi o supporti da strutture o fornitori sotto la giurisdizione del NYS Justice Center sono considerati segnalatori obbligatori e devono firmare di aver letto e compreso il Codice di condotta. La legge sulla protezione delle persone con bisogni speciali (capitolo 501 delle leggi del 2012) richiede che il codice di condotta sia firmato al momento dell'assunzione e su base annuale.

Per informazioni dettagliate sui requisiti di segnalazione degli incidenti e di segnalazione degli incidenti , consultare la sezione Incidenti segnalabili, responsabilità di segnalazione e requisiti per il segnalatore obbligatorio