Libri mastri

L'agenzia responsabile della gestione dell'assegno personale deve tenere un libro mastro (o un documento equivalente) per registrare tutte le transazioni. Il registro deve riportare correttamente tutti i depositi, i prelievi, i trasferimenti, le spese e gli interessi e deve includere una breve descrizione di ogni transazione. Il saldo del libro mastro deve sempre corrispondere al totale dei contanti e degli equivalenti presenti nella residenza. 

A volte esiste più di un libro mastro per una persona. L'agenzia può tenere un registro per registrare le transazioni relative alle prestazioni e agli assegni personali, mentre la residenza può tenerne un altro per registrare le transazioni relative al denaro in cassa. La persona deve siglare le voci sul registro della residenza al momento della transazione o su un registro allegato al PEP almeno mensilmente, a meno che il PEP non indichi che la persona non è in grado di capire cosa significhi siglare questi registri.

La persona, i suoi genitori, i tutori, i difensori, il beneficiario rappresentativo e gli enti erogatori delle prestazioni devono poter visionare, su richiesta, tutti i registri dei conti degli assegni personali, compreso il libro mastro. Copie del registro devono essere inviate trimestralmente al beneficiario dell'indennità di accompagnamento; anche le copie del registro degli enti non residenziali devono essere inviate trimestralmente alla residenza.

Se l'agenzia gestisce denaro per più persone, deve eseguire un audit annuale di almeno il 10% dei conti personali per le persone in case famiglia e del 25% dei conti personali per le persone in altri tipi di residenze per le quali il direttore è il beneficiario rappresentativo o per le quali gestisce denaro. Le revisioni devono dimostrare la conformità alle norme sugli assegni personali.   

Libri mastri elettronici

Alcune agenzie utilizzano fogli elettronici al posto dei registri cartacei. Ogni persona ha un foglio di calcolo con una pagina diversa per ogni mese. I fogli di calcolo possono essere impostati in modo da calcolare automaticamente il saldo dell'assegno personale dopo ogni transazione e riportare i saldi da un mese all'altro. Questo aiuta a eliminare gli errori matematici. La digitazione delle voci, anziché la scrittura a mano, consente inoltre ai revisori dei conti di vedere facilmente come sono stati spesi i fondi. 

Quando il libro mastro è elettronico, la pagina del mese deve essere stampata alla fine del mese e l'individuo deve siglare e datare il foglio di calcolo, se la sigla ha un significato per lui. In questo modo si dimostra che la persona ha ricevuto gli importi riportati sul foglio di calcolo. In alternativa, la persona può firmare un riconoscimento mensile separato della sua approvazione delle transazioni del libro mastro gestito elettronicamente. Ciò può eliminare la necessità di stampare il registro vero e proprio.

Se la vostra agenzia non dispone di un foglio elettronico, potete contattare la FBEAM locale per ottenere un modello di registro da utilizzare o utilizzare il modello di registro per l'assistenza familiare e le istruzioni sul nostro sito web.

Ricevute

Le ricevute sono necessarie per documentare le spese effettuate con l'assegno personale. Le ricevute devono corrispondere alle voci del libro mastro e devono indicare chiaramente:

  • L'articolo o il servizio acquistato
  • L'importo pagato
  • Il venditore
  • La data di acquisto 

Le ricevute sono necessarie quando il personale dell'agenzia spende i fondi dell'indennità personale. Ogni acquisto deve essere corredato da una ricevuta e la voce del libro mastro deve avere un numero di riferimento che permetta di risalire alle ricevute pertinenti. Se non si ottiene una ricevuta per un acquisto effettuato per conto di una persona, le agenzie possono essere tenute a rimborsare l'importo speso.

Per tutti gli acquisti di gruppo sono necessarie le ricevute. La ricevuta deve riportare tutte le voci di cui sopra ed elencare il numero di persone del gruppo. Deve indicare che l'importo speso da ogni persona è pari all'uso che ne ha fatto (l'importo del pagamento di ogni persona per l'acquisto di gruppo deve essere riportato anche nel rispettivo libro mastro). Al registro di ogni persona deve essere allegata una copia della ricevuta.

Ricevute Eccezioni

Se un membro del personale utilizza l'indennità personale per acquistare un articolo di routine relativo alle attività ricreative di valore inferiore a 15 dollari, non è necessaria una ricevuta, ma il personale deve annotare nel registro la piccola spesa (ad esempio, "film - nome del film - 10,50 dollari").

Le agenzie possono richiedere ricevute a loro discrezione per tutti gli acquisti effettuati dal personale. Le politiche dell'agenzia possono essere più restrittive dei regolamenti; per garantire la conformità, è necessario fare riferimento alle procedure scritte dell'agenzia.

Quando una persona spende i propri fondi per un importo coerente con la sua valutazione della gestione del denaro, non sono necessarie le ricevute. La voce sul registro deve essere "$XX,XX per le spese" e la persona deve siglare la voce. Anche se le ricevute non sono necessarie per gli acquisti effettuati dalla persona, è buona norma incoraggiarla a procurarsi le ricevute e a consegnarle alla residenza per conservarle nel caso in cui l'articolo debba essere restituito o se la prova dell'acquisto può essere necessaria per un altro scopo (ad esempio una garanzia). È importante ricordare che la persona non può ricevere più denaro di quello che è stata ritenuta in grado di gestire autonomamente nella propria MMA. 

Premi per i rivenditori

Quando un rivenditore rilascia un premio per gli acquisti che può essere riscattato in contanti, merce o altro, tale premio è di esclusiva proprietà della persona che ha acquistato l'articolo originale. I premi devono essere registrati sul registro inserendo il numero del coupon o del certificato/carta come parte della transazione e il premio deve essere allegato allo scontrino. I buoni premio, i certificati/carte regalo e i punti possono essere utilizzati solo dalla persona che li ha ottenuti. Se la persona non utilizza il premio, quest'ultimo deve essere lasciato scadere. I premi non utilizzati devono essere allegati alle ricevute di acquisto.

In caso di smarrimento o perdita di un premio, il personale dell'agenzia deve contattare il negozio o il numero verde della catena per verificare se il premio è stato riscattato. Se il premio è stato utilizzato e non ci sono prove che sia stato usato a beneficio della persona (ad esempio, che sia riportato su ricevute successive), l'agenzia deve rimborsare la persona per il valore del premio. Se l'agenzia non è in grado di confermare se la ricompensa è stata utilizzata, deve rimborsare il valore della ricompensa.

I controlli sugli assegni personali devono comprendere la verifica che le ricompense siano state documentate correttamente e utilizzate a beneficio della persona o lasciate scadere. Il personale dell'agenzia che non segue i requisiti di cui sopra viola direttamente la responsabilità dell'OPWDD di salvaguardare i beni personali delle persone a loro affidate.

Obbligo di contabilità trimestrale

Almeno una volta al trimestre, la contabilità dell'assegno personale deve mostrare la posizione del denaro dell'assegno personale. Deve indicare in dettaglio:

  • Importo di contanti ed equivalenti presso la residenza e il programma diurno della persona
  • Importo del denaro nel conto di proprietà della persona 
  • Importo sul conto bancario dell'agenzia

Se la contabilità trimestrale fa parte del registro generale dell'agenzia, la contabilità deve mostrare il denaro dell'assegno personale separato dagli altri fondi controllati dall'agenzia.

Conservazione dei documenti

Le agenzie devono conservare per quattro (4) anni una documentazione completa di tutte le transazioni che riguardano l'indennità personale.