Gestione dei fondi individuali

I regolamenti sugli assegni personali delineano le responsabilità delle DDSOO e delle agenzie volontarie dell'OPWDD che si assumono la responsabilità di gestire i fondi personali per conto delle persone a cui prestano servizio. Le norme specificano le responsabilità dei fornitori di servizi residenziali e non residenziali. Indipendentemente dalla fonte del denaro, se l'agenzia gestisce i fondi, deve attenersi alle norme sull'assegno personale, compresa la registrazione di tutte le entrate e le uscite dei fondi gestiti dall'agenzia, compresi i depositi, i prelievi, gli interessi e i trasferimenti tra conti. 

L'assegno personale viene ricavato dal reddito mensile di una persona, compresi i redditi non percepiti, come i sussidi pubblici, e qualsiasi reddito da lavoro. È importante che una persona abbia accesso all'assegno personale non appena i fondi si rendono disponibili. L'agenzia deve separare l'assegno personale dagli altri fondi entro tre giorni lavorativi dal ricevimento. Le persone devono ricevere i fondi personali entro tre giorni lavorativi dalla richiesta.

L'agenzia residenziale deve stabilire se una persona ha bisogno di un rappresentante per i pagamenti. L'esigenza di un rappresentante del beneficiario deve essere valutata e documentata entro 10 giorni dall'ammissione, ogni volta che la persona si trasferisce, in caso di cambiamento della sua situazione o della sua capacità di gestire i fondi, e se la persona stessa o qualcun altro ne fa richiesta per suo conto. Se l'agenzia stabilisce che una persona ha bisogno di un sostituto d'imposta e non ne aveva uno in precedenza, un professionista sanitario deve condurre una valutazione e presentare le proprie conclusioni all'SSA. La documentazione deve essere conservata. 

Se il beneficiario rappresentativo è il direttore della struttura, deve gestire le prestazioni e l'assegno personale della persona senza chiedere un compenso. Se il direttore della struttura non è il beneficiario rappresentativo, deve offrire per iscritto di gestire l'assegno personale gratuitamente. Per ulteriori informazioni sulle responsabilità del beneficiario rappresentativo, consultare la sezione 633.9 del 14 NYCRR.  

L'agenzia residenziale deve sviluppare e implementare politiche e procedure per la gestione e l'utilizzo dei fondi. Le politiche e le procedure devono riguardare almeno i seguenti aspetti:

• Sicurezza dei fondi, compresa l'ubicazione mantenuta e le restrizioni all'accesso
• Responsabilità del personale, dei volontari e dei fornitori
• Tenuta dei registri, sia in formato elettronico che cartaceo
• Spesa e monitoraggio dell'assegno personale
• Che l'uso dell'assegno personale vada esclusivamente a beneficio della persona e rifletta le sue scelte.
• Un processo per la pianificazione della spesa personale individuale e l'implementazione di un Piano di Spesa Personale (PEP) 
• Notifica alla persona e alle parti di sua scelta quando il fornitore si candida a essere il rappresentante del beneficiario del pagamento
• Risposte alle richieste di contabilità

L'agenzia residenziale è responsabile della gestione del conto dell'assegno personale secondo le seguenti linee guida:

• L'assegno personale deve essere separato dal reddito o dal reddito mensile netto disponibile (NAMI) entro tre (3) giorni lavorativi dal ricevimento. 
• È necessario mantenere un registro di tutte le risorse per garantire il mantenimento dell'idoneità alle prestazioni e ai diritti. 
• Il processo di contabilità deve identificare chiaramente l'indennità personale come separata da qualsiasi fondo appartenente all'agenzia, ai suoi dipendenti, appaltatori, consulenti, volontari o fornitori di assistenza familiare.
• Il conto dell'assegno personale deve riflettere tutti gli interessi maturati da una persona se l'assegno personale è stato depositato in un conto bancario dell'agenzia.

Oltre a queste linee guida, l'agenzia o l'ente patrocinante deve disporre di procedure per monitorare il totale dei fondi a cui una persona ha accesso in modo indipendente e collaborare con la persona stessa per garantire che questo totale non superi l'importo specificato nel Money Management Assessment (MMA) della persona. Questo include:

• Contanti o equivalenti, come una carta di debito o una carta di credito prepagata, in possesso del soggetto
• Fondi trattenuti dalla persona sui propri guadagni
• Fondi mantenuti in un conto di proprietà personale (ad esempio, in un conto di una banca comunitaria)

A volte le persone passano da una situazione abitativa a un'altra. Durante questa transizione, è importante che abbiano accesso ininterrotto al loro assegno personale.

Il denaro dell'assegno personale appartiene alla persona e deve essere disponibile per essere speso a sua discrezione. Per garantire che il denaro della persona rimanga disponibile, sono state messe in atto procedure specifiche, descritte di seguito.   

Quando l'agenzia originaria è il beneficiario rappresentativo e il denaro della persona deriva interamente da fonti diverse dalla Previdenza Sociale o dall'SSI, il saldo di tutti i fondi dell'assegno personale deve essere inoltrato al soggetto appropriato presso la nuova residenza entro 10 giorni dalla partenza della persona. Durante la transizione, eventuali fondi aggiuntivi ricevuti prima della designazione di un nuovo beneficiario rappresentativo devono essere inoltrati entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento alla nuova agenzia. Questa disposizione continua fino alla designazione di un nuovo beneficiario. Se la nuova residenza è una DDSOO o una residenza volontaria certificata, il nuovo fornitore deve determinare se è ancora necessario un beneficiario rappresentativo e fare richiesta di essere beneficiario, se applicabile, entro 10 giorni dall'ammissione.

Le seguenti procedure si applicano, indipendentemente dal luogo in cui la persona si trasferisce, quando il denaro della persona deriva da pagamenti effettuati dall'Amministrazione della sicurezza sociale (SSA):

In caso di cambiamento del beneficiario rappresentativo, tutti i fondi provenienti dall'SSA devono essere restituiti all'SSA entro 10 giorni. La data e l'importo restituito devono essere comunicati alla nuova agenzia o al nuovo beneficiario.
La SSA può concedere il permesso scritto di inoltrare i fondi al nuovo beneficiario se richiesto per individui specifici o in determinate circostanze. Tale autorizzazione deve essere conservata nel fascicolo.
Se la SSA ha ricevuto il permesso scritto di inoltrare i fondi alla nuova agenzia, i fondi devono essere inoltrati entro 10 giorni dal trasferimento.
Oltre alle procedure sopra descritte, i seguenti requisiti specifici si applicano quando una persona si trasferisce in un'altra residenza certificata o gestita dall'OPWDD: 

• Quando una persona si trasferisce, l'agenzia deve inviare alla nuova agenzia l'importo minore tra l'assegno personale obbligatorio di un mese e il totale dei fondi della persona, prima di restituire all'SSA i fondi rimanenti. 
• Quando una nuova agenzia viene nominata beneficiaria del pagamento e riceve i fondi di una persona, il denaro deve essere trattato come assegno personale. Se l'affitto è dovuto per un periodo precedente alla nomina a rappresentante, l'agenzia deve ottenere l'autorizzazione scritta dell'SSA a riscuoterlo, a meno che l'individuo non risieda in un ICF, DC o SRU. 
• Il fondo di sepoltura deve essere inviato al nuovo beneficiario entro 10 giorni lavorativi e deve essere chiaramente identificato come tale. La nuova agenzia deve contabilizzare il fondo di sepoltura separatamente, affinché rimanga una risorsa esclusa ai fini SSI e Medicaid.
• Se è stato stabilito che una persona ha bisogno di un beneficiario rappresentativo, la nuova agenzia deve richiedere all'SSA di diventare il beneficiario rappresentativo della persona entro 10 giorni lavorativi dal suo trasferimento. L'agenzia residenziale deve documentare la necessità di un beneficiario e la sua offerta di fungere da beneficiario rappresentativo. Questa documentazione deve essere conservata nel fascicolo del caso. 

Le procedure sopra descritte hanno lo scopo di evitare che l'assegno personale di una persona venga a mancare quando questa si trasferisce in una nuova residenza. Se una persona si trasferisce in un'abitazione gestita da un'altra agenzia e si verifica un ammanco temporaneo perché le prestazioni della persona non sono ancora state versate alla nuova agenzia, l'agenzia può anticipare l'assegno personale della persona fino a quando non riceve le prestazioni. Questo è l'unico caso in cui un ente può anticipare fondi a una persona. Qualsiasi altro anticipo di fondi costituisce un impegno ed è vietato. 

Un ente non residenziale che accetta fondi per l'assegno personale da un ente residenziale per l'uso di una persona si assume la responsabilità di tali fondi e deve gestirli in conformità con le norme sull'assegno personale. 

Questa responsabilità comprende la definizione di politiche e procedure che affrontino, come minimo, i seguenti aspetti:

• L'utilizzo dei fondi
• La sicurezza dei fondi
• Tenuta dei registri, sia in formato elettronico che cartaceo
• La responsabilità di tutto il personale dell'agenzia che gestisce il denaro, compresi il personale, gli appaltatori, i consulenti e i volontari. 
• Spesa e monitoraggio dell'assegno personale

Inoltre, la normativa sugli assegni personali prevede che un fornitore di servizi non residenziali debba:

• Mantenere un registro o un libro mastro aggiornato, specifico per ogni persona, che illustri il ricevimento, l'erogazione e il saldo dei fondi dell'assegno personale.
• Ottenere le ricevute in conformità con la norma 14 NYCRR 633.15.
• Assicurarsi che le spese vadano a beneficio dell'individuo e che gli articoli acquistati da o per l'individuo diventino di sua proprietà personale.
• Assicurarsi che l'uso dell'assegno personale sia conforme al piano di spesa dell'individuo.
• Inviare all'agenzia residenziale una copia del registro per ogni persona per la quale il programma detiene fondi per l'assegno personale con cadenza trimestrale.

Esistono diversi tipi di conti associati all'assegno personale. La documentazione deve essere conservata per tutti i conti coperti dalle norme sull'assegno personale. Anche se non lavorerete con tutti questi conti, dovrete conoscere le loro finalità e sapere che:

• Chi gestisce i conti della vostra agenzia?
• Come la vostra agenzia gestisce l'assegno personale? 

Dovete anche sapere come accedere alle informazioni relative all'importo dell'assegno personale dovuto a una persona in un determinato mese e al saldo totale del conto o dei conti per l'assegno personale con cui lavorate. Questi conti possono includere uno o tutti i seguenti:

• Un conto per l'assegno personale
• Un conto personale fiduciario dell'agenzia
• Un conto di proprietà personale
• Contanti o equivalenti, come ad esempio una carta di debito o una carta di credito prepagata, presso la residenza e/o il programma diurno della persona.
• Denaro in possesso della persona

Conto assegni personali
Quando l'agenzia residenziale gestisce l'assegno personale, è necessario creare un conto per l'assegno personale della persona. Questo vale quando l'agenzia è il beneficiario rappresentativo e/o quando riceve fondi dal beneficiario rappresentativo o dalla persona da gestire. Il conto per l'assegno personale consiste in una procedura contabile per registrare il ricevimento e l'erogazione di tutti gli assegni personali. Non esiste un formato obbligatorio, ma si suggerisce di prevedere delle colonne per mostrare la differenza tra le entrate correnti e i risparmi. Le agenzie devono identificare i conti in cui sono depositati gli assegni personali e gli importi in ciascuno di essi, con cadenza almeno trimestrale. I fondi del conto assegni personali devono essere mantenuti in uno o più dei seguenti conti:   

• Un conto personale fiduciario dell'agenzia
• Un conto di proprietà personale
• Contanti presso la residenza della persona
• Contanti con altri fornitori di servizi

Conto indennità personale del fiduciario dell'agenzia

I conti per assegni personali fiduciari sono istituiti da un'agenzia per contenere i fondi degli assegni personali di cui è responsabile. Possono contenere l'assegno personale di più persone, ma le agenzie devono essere in grado di identificare l'assegno personale appartenente a ciascuna persona. Il conto deve essere fruttifero. Gli interessi sul conto devono essere assegnati a tutte le persone che hanno denaro sul conto. L'agenzia controlla il conto bancario, ma non è proprietaria del denaro contenuto nel conto. 

Solo i dipendenti autorizzati dell'agenzia devono avere accesso al conto fiduciario. Il denaro può essere erogato solo come segue:

• Alla persona per la spesa 
• Alla residenza per tenere a portata di mano i contanti per la persona 
• Ai venditori per pagare le spese dell'assegno personale  
• A parenti o amici per il rimborso di acquisti con scontrino fiscale
• A un conto di proprietà di una persona

Conto personale
Un conto di proprietà della persona è un conto presso un istituto finanziario della comunità. Il conto può essere utilizzato da persone che hanno una certa capacità di gestione del denaro ma necessitano di formazione, da persone che hanno bisogno di aiuto per depositare e prelevare fisicamente i fondi o per altri motivi, come documentato nel PEP. Il conto deve essere intestato esclusivamente al singolo individuo, in modo da riflettere la proprietà esclusiva. Il conto non deve mai essere intestato sia alla persona che all'agenzia o a un dipendente dell'agenzia. Se possibile, il conto deve essere fruttifero. I salari possono essere depositati sul conto. In termini di documentazione e controllo, il deposito diretto è sempre una buona idea.

Alcune agenzie utilizzano carte di debito o bancomat per gestire al meglio le quote personali. Questo ha un vantaggio, in quanto il denaro può essere accessibile praticamente ovunque e con le stesse modalità di tutti gli altri. La maggior parte dei bancomat è dotata di telecamere, il che è utile in caso di problemi. L'estratto conto bancario mostra i prelievi e gli accrediti e può essere utilizzato come controllo interno. Inoltre, riduce la quantità di contanti in casa. 

Poiché il conto di proprietà della persona appartiene solo a quest'ultima, essa è responsabile di tutte le spese connesse al conto. Tuttavia, l'agenzia ha il dovere di cercare l'opzione migliore per la persona e di cercare di ottenere l'esonero dalle spese. L'ente ha inoltre il compito di monitorare il saldo del conto per assicurarsi che le risorse totali della persona rimangano al di sotto del limite consentito, in modo da non ridurre le prestazioni della persona.

Contanti presso la residenza
In conformità con il PEP e su richiesta della persona o del personale dell'agenzia competente, è possibile tenere nella residenza denaro contante per soddisfare le esigenze quotidiane della persona. I contanti devono essere conservati in un luogo sicuro e l'accesso ai fondi deve essere limitato. I fondi devono essere messi a disposizione della persona su sua richiesta. Nella residenza deve essere presente una documentazione, tra cui un registro o un documento equivalente, di tutti gli incassi, gli esborsi e il saldo di tutti i contanti presenti nella residenza. I contanti equivalenti, come le carte di credito prepagate, devono essere considerati come contanti se detenuti dalla residenza. La quantità di contanti presso la residenza deve riflettere le esigenze di spesa della persona in base al suo PEP ed essere pari o inferiore all'importo del tetto massimo di contanti per la residenza. Il tetto massimo di contanti previsto dalla legge si applica all'importo totale di contanti, compresi i salari, che l'agenzia può mantenere nella residenza per una persona. Il limite massimo di contanti viene adeguato annualmente in presenza di un COLA dell'SSA ed è pari all'importo dell'assegno personale previsto dalla legge per l'assistenza congregata di livello III (scuola speciale) più 20 dollari. Questo importo può essere superato per un massimo di 14 giorni di calendario per uno scopo specifico. La documentazione dell'importo specifico, del tempo e dello scopo dell'eccedenza deve essere inclusa nella registrazione del conto cassa. Un'agenzia può scegliere un tetto massimo di contanti inferiore all'importo previsto dalla legge, ma non può superare tale importo. Una parte dei contanti presenti nella residenza può essere fornita a un programma non residenziale per essere utilizzata dalla persona mentre riceve i servizi presso tale programma. 

Contanti al programma giornaliero
I programmi diurni devono rispettare i requisiti previsti per tutti gli operatori non residenziali. I fondi forniti a un programma diurno non devono influire negativamente sulla capacità della persona di fare le cose che le piacciono la sera e nei fine settimana. Un programma residenziale non può trasferire i fondi dell'assegno personale al programma diurno, a meno che quest'ultimo non disponga di procedure per la gestione dell'assegno personale, tra cui:

• Mantenere registri e ricevute separate per ogni persona per la quale il programma diurno gestisce il denaro dell'assegno personale. 
• Invio di un rapporto trimestrale al programma residenziale
• Seguire la PEP della persona

Queste procedure devono essere utilizzate solo per le persone incapaci di gestire i propri fondi o per importi superiori a quelli indicati nella valutazione della gestione del denaro. Se il programma diurno non segue i requisiti normativi, il personale dell'agenzia residenziale non deve inviare i fondi dell'assegno personale al programma diurno. 

Esempio: Una DDSOO e un programma diurno collaborano per fornire un assegno personale a Jessica durante le uscite diurne della comunità di sua scelta. La residenza preleva una piccola somma (20 dollari o meno) dal fondo cassa e la invia al programma diurno. Il programma diurno rilascia una ricevuta per il contante alla residenza. Il personale del programma diurno tiene un registro di tutte le spese, compreso il modo in cui è stato utilizzato il denaro e le ricevute, se necessarie. Ogni trimestre, il programma diurno invia una copia del registro al programma residenziale. Questo accordo riduce il tempo e le pratiche burocratiche necessarie per trasferire piccole somme specifiche tra il programma diurno e la residenza. L'OPWDD ritiene inoltre che si tratti di un accordo più sicuro, in quanto meno persone gestiscono il denaro ogni giorno.