Problemi di audit

L'OPWDD e altre agenzie governative controllano il modo in cui un programma gestisce l'assegno personale. Esaminano i libri contabili e la documentazione di supporto e contano il denaro in cassa.

Durante gli audit sono stati riscontrati alcuni problemi comuni. Questi problemi comuni includono:

• L'assegno personale non è stato separato dal reddito conteggiabile entro tre (3) giorni dal ricevimento.
• Mancavano i fondi
• L'intero importo dell'assegno personale non è stato assegnato alla persona quando l'importo del suo reddito non guadagnato è diminuito 
• Non è stata completata la revisione annuale della percentuale richiesta di conti per l'assegno personale per le persone che vivono in diversi tipi di residenze.
• Il contante in casa ha superato il tetto massimo di contanti previsto dalla legge per persona
• Le spese effettuate con l'assegno personale erano inappropriate, ad esempio l'assegno personale è stato utilizzato per pagare il servizio telefonico locale, le prescrizioni mediche e altre spese che avrebbero dovuto essere pagate dall'agenzia o da Medicaid.
• Le capacità di gestione del denaro della persona nella MMA non sono state rivalutate periodicamente. 
• Non esistevano procedure interne scritte su come gestire i fondi dell'assegno personale.
• Mancava la documentazione relativa al ricevimento e alla contabilizzazione separata dell'indennità semestrale per l'abbigliamento da parte dell'OPWDD.
• I fondi per l'indennità di vestiario semestrale non sono stati utilizzati. 

Sono stati riscontrati anche problemi comuni con i libri mastri, come ad esempio:

• Le transazioni di cassa non sono state registrate nel libro mastro al momento in cui si sono verificate.
• La persona che ha effettuato l'acquisto non è stata registrata
• I libri contabili erano poco curati o inesistenti.
• Sono stati commessi errori matematici nel libro mastro.
• Gli acquisti non erano corredati da ricevute di supporto
• Le ricevute generiche non riportavano il venditore, la data o la descrizione degli articoli acquistati. 
• Gli individui capaci non hanno siglato o firmato il denaro che gli era stato dato. 

Si parla di promessa quando un'agenzia o il personale presta i fondi dell'agenzia o il proprio denaro a una persona e si aspetta il rimborso con i fondi dell'assegno personale. La legge dello Stato vieta di prestare denaro ai beneficiari di assegni personali, anche per un breve periodo, e di farsi poi rimborsare con i fondi dell'assegno personale. 

Se il personale della residenza non ha accesso al contante al momento della richiesta, la residenza non può prelevare fondi dalla cassa economale o prestare fondi personali e successivamente rimborsare la cassa economale o il personale dall'indennità personale della persona. Una pianificazione preventiva può eliminare le situazioni in cui il personale può essere tentato di prestare fondi dell'agenzia o fondi propri. L'agenzia dovrebbe rivedere le proprie procedure per assicurarsi che ci siano piani per garantire che le persone abbiano accesso ai propri fondi quando il personale che può aprire la cassaforte è fuori servizio. 

Oggi è difficile fare alcuni acquisti in contanti. L'OPWDD ha sviluppato delle politiche per affrontare l'uso di una carta di credito per fare acquisti in modo da evitare la costituzione in pegno quando necessario (come i biglietti aerei). Il DDSOO o l'agenzia di volontariato può utilizzare la propria carta di credito aziendale per l'acquisto di uno o più articoli per una persona per la quale il direttore del DDSOO o dell'agenzia di volontariato gestisce i fondi dell'assegno personale. I fondi della persona devono essere accantonati prima dell'acquisto e per l'intero importo dell'acquisto. Se i fondi non sono stati accantonati prima dell'acquisto, si tratterebbe di una costituzione in pegno dei fondi e di una violazione delle norme sull'assegno personale dell'OPWDD (14 NYCRR 633.15).

Per gli acquisti che richiedono una carta di credito, l'agenzia può assicurarsi di consentire alle persone l'accesso agli articoli e di garantire che non stiano impegnando denaro:

• Esaminare il conto delle indennità personali e verificare che vi sia un saldo sufficiente a coprire l'acquisto.
• Accantonare l'intero costo prima di utilizzare la carta di credito
• Pagare l'intero costo dal conto personale al conto della carta di credito subito dopo la transazione.

Un'agenzia può fornire fondi per l'acquisto di articoli o la partecipazione a gite comunitarie quando la persona non ha un reddito. Non si tratta di un anticipo di fondi, poiché non si prevede che la persona ripaghi l'agenzia. Se un'agenzia fornisce fondi a una persona senza reddito, i fondi per le spese personali non possono essere rimborsati se la persona diventa successivamente idonea a ricevere i sussidi. 

È possibile sviluppare procedure per consentire al personale di accedere a piccole somme di denaro dell'indennità personale quando il personale che ha accesso alla cassaforte è fuori servizio. Un modo è quello di utilizzare un sistema di sottoregistro. 

I sottoconti sono raccomandati come best practice perché:

• Il contante al di fuori delle aree sicure sarà ridotto al minimo
• Fornisce la responsabilità dei fondi
• Le persone possono accedere ai loro contanti in caso di necessità 

Esempio - Sottogruppi di bilancio

Questo esempio descrive le procedure del sottogestore utilizzate da un fornitore.

I fogli del libro mastro sono protetti e i fondi sono custoditi in una cassaforte. Il fornitore designa un responsabile del libro mastro che ha accesso al libro mastro e alla cassaforte. È possibile designare un co-gestore del libro mastro come riserva per coprire i casi in cui il responsabile designato è fuori servizio. Prima che la responsabilità passi dal responsabile al cogestore, è necessario effettuare una riconciliazione completa dei registri e della cassa. 

Se sono necessari fondi quando non è possibile accedere alla cassaforte, è possibile consegnare in anticipo piccole somme a un'altra persona responsabile del personale e metterle al sicuro nella residenza al termine delle uscite. Il personale firma il foglio del registro e i fondi vengono inseriti in una busta del sottoregistro che ne indica lo scopo. Il personale deve documentare come viene speso il denaro e fornire le ricevute. I fondi e il sottoregistro vengono messi al sicuro quando il personale non è fuori con la persona o non fa acquisti per suo conto. Se il denaro è destinato a uno scopo specifico, il personale responsabile deve fare la spesa e restituire le ricevute e il resto al responsabile del libro mastro entro sette (7) giorni. Se vengono richiesti altri soldi per la stessa persona, il personale deve consegnare il registro secondario prima che vengano concessi altri fondi.

Ogni volta che un collaboratore trasferisce i fondi di una persona a un altro collaboratore, deve essere effettuata una registrazione nel libro mastro. 

Il fornitore ha diverse politiche che aiutano a salvaguardare il denaro:

• Il personale non è autorizzato a trasferire o prestare denaro dal conto di una persona a quello di un'altra. 
• Sono proibiti i prestiti al personale con i fondi dell'assegno personale.
• Il personale non è autorizzato a spendere i propri fondi per poi essere rimborsato.
• Non è consentita la commistione tra fondi del personale e fondi individuali; i fondi di ogni persona sono conservati separatamente.
• Il gestore del libro mastro può verificare i sottoconti in qualsiasi momento.

Poiché l'assegno personale influisce sulla qualità della vita di una persona, l'uso improprio è punibile per legge. La cattiva gestione dell'assegno personale può costituire un reato di classe A. Le sanzioni civili e penali comprendono:

• Fino a 2 anni di carcere
• Ammenda di 10.000 dollari
• Sentenze fino al doppio dell'importo utilizzato in modo improprio