Come viene utilizzato l'assegno personale

Questa sezione illustra i diversi modi in cui è possibile spendere l'assegno personale. Non è tutto compreso. La persona può spendere il suo assegno personale per molti articoli e servizi diversi. Questa sezione intende fornire alcune idee e spunti di riflessione. Le domande possono essere rivolte alla sede locale di Financial Benefits & Entitlements Assistance & Management (FBEAM).  Contattate il vostro ufficio regionale per raggiungere il vostro FBEAM.

La spesa per l'intrattenimento dovrebbe essere basata sulle proprie preferenze. A molte persone piace vedere un film e mangiare fuori con gli amici. Piuttosto che portare tutti gli abitanti di una residenza a vedere lo stesso film in un unico gruppo, è meglio che ognuno usi la propria paghetta personale per scegliere un film specifico da vedere con uno o due amici intimi. Altri potrebbero preferire un concerto dal vivo, uno spettacolo di Broadway, un evento sportivo o una fiera di paese.  

Considerate le opportunità che comportano esperienze sensoriali. I panorami, i suoni, gli odori e i sapori del quartiere sono un buon punto di partenza. Gli individui possono apprezzare la fragranza di un banco di profumi e la sensazione delle lozioni e delle creme dei negozi di articoli da bagno e per il corpo. Andare in una panetteria locale può coinvolgere tutti i sensi. Partecipare a feste e sagre locali può offrire l'opportunità di provare nuovi cibi, ascoltare nuova musica e incontrare nuove persone. I viaggi ripetuti offrono anche una buona opportunità per diventare un cliente stimato.

Le persone possono sperimentare molte esperienze sensoriali quando diventano clienti abituali delle spa, dove possono godersi una manicure, un trattamento del viso o un massaggio. Anche chi ama il proprio "spazio" può godere del relax e del tocco morbido di queste esperienze. Le spa e i saloni di parrucchieri possono offrire esperienze sensoriali, interazione con i membri della comunità, relax e possono far sentire bene una persona con se stessa. Ricevere i complimenti per un nuovo taglio di capelli o per la manicure può rendere l'esperienza ancora più gratificante. 

Per coloro che amano le luci brillanti, si può pensare di andare alla sala giochi o al locale da ballo, oppure alle fiere e ad altri eventi che offrono spettacoli pirotecnici. L'assegno personale può coprire i biglietti d'ingresso a questi luoghi ed eventi. Una persona può acquistare biglietti per film o spettacoli che offrono panorami e suoni diversi, ma l'evento deve corrispondere agli interessi e alle preferenze della persona e alla sua capacità di stare seduta per un periodo prolungato. 

Chi ama la musica può assistere a concerti nel parco o nei teatri locali e acquistare musica da ascoltare a casa. Se le persone amano guardare la TV, cercate qualcosa che possa rendere il tempo trascorso in TV più divertente, come una sedia speciale, DVD dei programmi preferiti o snack speciali per i diversi programmi. Per chi ama fare musica, cercate di organizzare lezioni di musica nella comunità da parte di uno studente di musica o di un istruttore locale.

Siate creativi! Se a qualcuno piace ascoltare la musica, ampliate il discorso: provate ad assistere a un concerto, a una produzione locale di un musical o a noleggiare/acquistare uno strumento musicale per scoprire altri modi di esplorare la musica. Chi ama lo shopping potrebbe apprezzare una fiera dell'artigianato locale. L'assegno personale può essere utilizzato per consentire a qualcuno di ampliare le proprie esperienze e sviluppare nuovi interessi. È opportuno utilizzare l'assegno personale per provare cose nuove e per perseguire gli interessi attuali.

Servizio via cavo
Le agenzie residenziali sono tenute a fornire ai residenti il servizio via cavo di base. Il servizio viene solitamente fornito nelle aree comuni, come il soggiorno. I costi associati alla fornitura del servizio via cavo in un'area comune sono a carico dell'agenzia residenziale. 

Le persone possono anche richiedere il servizio via cavo nelle loro camere da letto. In questo caso, è opportuno utilizzare i fondi dell'assegno personale per pagare l'aumento dei costi del cavo (se esiste) associato alla fornitura del servizio nelle camere da letto. Quando ci sono spese aggiuntive legate al servizio via cavo in una camera da letto, l'assegno personale può essere utilizzato per pagare le spese aggiuntive. Poiché esistono diversi piani e società di distribuzione via cavo in tutto lo Stato, il presente manuale non può coprire tutte le situazioni possibili. Se non ci sono costi aggiuntivi per avere il cavo in una camera da letto, il fornitore non può addebitare alla persona alcuna parte del servizio.

Se più persone in una casa chiedono di condividere il costo di canali aggiuntivi, come canali premium o abbonamenti sportivi, l'agenzia deve assicurarsi che seguano le regole di approvazione preventiva relative agli acquisti di gruppo. In questo caso, affinché i canali premium via cavo o gli abbonamenti sportivi siano considerati un uso appropriato dei fondi dell'assegno personale, devono essere soddisfatti tutti i criteri per gli acquisti di gruppo. Tali criteri sono illustrati nella sezione Acquisti di gruppo del presente manuale. L'agenzia deve essere in grado di distinguere chiaramente tra le tariffe per i servizi e gli articoli che è tenuta a fornire e le tariffe che i singoli pagano per il servizio migliorato.

Quando una persona è ricoverata in ospedale, può richiedere il servizio di televisione nella sua stanza. Questo può essere un uso appropriato dell'indennità personale se è una scelta dell'individuo e per il suo intrattenimento, non su richiesta del personale. La TV per l'intrattenimento non è una spesa medica, anche se viene vista in una stanza d'ospedale. 

Come per qualsiasi spesa pianificata a partire dall'assegno personale, il PEP deve essere rivisto se necessario per riflettere una spesa ricorrente relativa al cavo, se applicabile, in modo che i fondi siano disponibili per pagare le bollette quando sono necessarie. Si ricorda che gli enti erogatori non possono pagare le bollette e poi rimborsarsi dall'assegno personale; piuttosto, l'ente deve stabilire un metodo per accantonare ogni mese il denaro dall'assegno personale della persona, in modo che sia disponibile alla scadenza delle bollette. Qualsiasi accordo di questo tipo deve coinvolgere la persona e i membri dell'équipe.

Pranzo
L'assegno personale può essere utilizzato per pranzare fuori casa in un ristorante con cibi e specialità preferite o etniche. L'assegno personale può essere utilizzato per i pasti durante lo shopping con amici o familiari e per sostenere le persone che vanno a fare colazione, a pranzo o a cena con amici e familiari. Le persone possono diventare clienti abituali di un locale, un club, un caffè o una caffetteria. 

L'assegno personale può essere utilizzato per i pasti fuori casa, ma non può sostituire i tre pasti giornalieri e gli spuntini che la residenza è tenuta a fornire. Se la persona ha bisogno di alimenti speciali a causa di esigenze nutrizionali, la responsabilità è dell'agenzia. Se la persona deve seguire una dieta ipocalorica, l'ente deve farsi carico del costo del cibo, anche se si tratta di pasti preconfezionati e surgelati. Se la persona non ha una condizione medica che richieda una dieta specifica, ma gradisce solo una particolare cena surgelata, può utilizzare l'assegno personale per acquistare i pasti che preferisce. La residenza dovrebbe cercare di acquistare i tipi di alimenti graditi alle persone che vi abitano, ma l'assegno personale può essere utilizzato per articoli speciali che normalmente non verrebbero acquistati.

Se una persona desidera cenare fuori e può esprimere il proprio desiderio, è opportuno che utilizzi l'assegno personale per pagare il pasto. Se la persona non è in grado di esprimere le proprie preferenze, i principi guida sono quelli della prudenza e del miglior interesse della persona. Occorre fare attenzione a garantire che non vi sia un uso inappropriato dei fondi della persona per pagare la cena fuori, come ad esempio lasciare mance eccessive, pagare per i pasti degli altri, andare in un ristorante troppo costoso quando una persona ha fondi limitati o in un ristorante senza opzioni che soddisfino le sue esigenze dietetiche. 

L'assegno personale NON può essere utilizzato per pranzare fuori casa quando la persona non ha scelta. Ad esempio, se tutti gli ospiti di una residenza vanno a mangiare una pizza in agosto perché fa caldo e il personale non vuole usare i fornelli o il forno a causa del caldo, l'assegno personale non può essere utilizzato. Tuttavia, se le persone decidono di andare a mangiare la pizza perché è quello che vogliono mangiare per cena e il personale è disposto a fornire un pasto a casa, l'assegno personale può essere utilizzato. 

Gli usi inappropriati sono:

• Cenare fuori solo per la comodità del personale  
• Spendere i fondi della persona in modo diseguale (ad esempio, Carlos paga un extra per coprire i costi del pasto di Sam).
• Rimborso al personale del denaro prestato a un individuo per coprire il costo del suo pasto (al personale è vietato prestare denaro agli individui). 
• Spendere l'assegno personale per cibi o cene fuori casa non scelti dalla persona.
• Spendere l'assegno personale per gli alimenti necessari a soddisfare le esigenze nutrizionali o dietetiche di una persona.

Parti
L'assegno personale può essere utilizzato per organizzare una festa se la persona ne riceve un beneficio. La persona deve apprezzare le feste, invitare persone di sua scelta e il cibo, l'intrattenimento, il luogo e le decorazioni devono riflettere le sue preferenze. L'assegno personale può essere utilizzato per l'acquisto di cibo per la persona e i suoi ospiti durante l'organizzazione di una festa, non per il personale. Il PEP deve riflettere anche le spese previste per le feste. È necessario documentare le preferenze della persona e i benefici derivanti dall'organizzazione di una festa. 

La decorazione della stanza di una persona è uno dei tanti modi per utilizzare la paghetta personale. L'arredamento può riflettere gli interessi, lo stile e le esperienze uniche di una persona. L'agenzia residenziale è responsabile dell'arredamento di base della camera della persona. I gusti personali della persona devono essere presi in considerazione quando il personale sceglie articoli come le tende, la biancheria da letto e il copriletto, anche quando i fondi dell'agenzia sono utilizzati per gli acquisti iniziali o quando sono necessarie le sostituzioni. I fondi personali dell'individuo possono essere utilizzati se i suoi gusti cambiano dopo l'arredamento della stanza, non se gli arredi devono essere sostituiti perché usurati. 

L'agenzia residenziale deve fornire i mobili di base. Se la persona o il suo difensore desidera acquistare mobili speciali che rispecchino meglio le sue preferenze, è possibile utilizzare l'assegno personale. Se l'assegno personale viene utilizzato per l'acquisto di arredi speciali da usare all'aperto, come ad esempio un'altalena, l'oggetto deve essere trasportabile e in grado di essere spostato in caso di trasferimento della persona. Prima di acquistare l'articolo, valutate il costo esaminando il piano di spesa della persona. Determinare se l'acquisto del mobile influirà negativamente sulle altre voci del piano di spesa della persona. Quando l'assegno personale viene utilizzato per l'acquisto di mobili, la persona deve essere coinvolta nella scelta dell'articolo in un negozio della comunità e partecipare all'acquisto.

L'assegno personale non deve essere utilizzato per arredare gli spazi comuni della casa. Non deve essere utilizzato per oggetti nell'area comune che non sono dedicati all'uso della persona. I fondi della persona non possono essere utilizzati per l'acquisto di mobili di base (ad esempio, un divano) per l'area comune.

Gli aspetti da considerare quando si considera l'utilizzo di un assegno personale per l'arredamento di una stanza sono i seguenti:

• Gli interessi della persona
• Il loro colore preferito 
• I tipi e gli stili di oggetti da collezione che possiedono o desiderano 
• Preferenza o partecipazione a sport e squadre
• I loro hobby

L'assegno personale può essere utilizzato per:

• Comprare fiori
• Iniziare o arricchire una collezione che la persona può esporre nel suo spazio personale (ad esempio, modellini di auto o treni, figurine o cappellini da baseball).
• Mostrare l'interesse della persona per una squadra o un artista con poster e gagliardetti.
• Acquistate, ingrandite e incorniciate le foto, le immagini preferite e le opere d'arte, che possono arricchire la storia di ogni persona.
• Acquistare un televisore, un lettore DVD, un tablet o un computer per la stanza della persona.

Tenete presente che quando gli acquisti vengono effettuati nel quartiere della persona, questa sarà un cliente apprezzato con potere d'acquisto nella comunità. 

Siate sensibili all'etnia della persona. Ad esempio, se la persona risponde quando i familiari o gli assistenti parlano in spagnolo, sostenete gli acquisti nei negozi con venditori di lingua spagnola. La persona potrebbe fare acquisti presso le bodegas del quartiere.

Le vacanze sono un ottimo modo per utilizzare l'assegno personale se adattate agli interessi della persona. Si possono prendere in considerazione vacanze che portino a interazioni individuali con membri della comunità o a visite a famiglie e amici. Viaggi e vacanze in luoghi o attrazioni che la persona ama sono buone opzioni da esplorare. Alcune organizzazioni di viaggio no-profit offrono pacchetti vacanza personalizzati per le persone con disabilità. L'assegno personale può essere utilizzato per pagare un viaggio organizzato da una di queste organizzazioni.

L'assegno personale può pagare le spese di viaggio di familiari o amici che vengono a trovare la persona nel luogo in cui vive. È necessario documentare che la persona trarrà beneficio dalla visita del familiare o dell'amico. Le spese devono essere ragionevoli e non devono avere un impatto negativo sulla persona e sulle sue normali attività. Se possibile, il familiare o l'amico deve pagare le spese di viaggio e poi presentare le ricevute per il rimborso. Gli anticipi di denaro devono essere utilizzati solo come ultima risorsa e il familiare o l'amico deve accettare di restituire le ricevute insieme al denaro non speso. Se non restituiscono le ricevute dopo il viaggio, le future richieste di anticipi di denaro non dovranno essere accolte.

Se una persona va in vacanza con un fornitore di assistenza familiare certificato, l'importo pagato dall'individuo si basa su quanto la persona condivide o consuma durante la vacanza (vedi esempio 2 - Viaggi e vacanze).

Se una persona frequenta una scuola pubblica e la sua classe va in gita, l'assegno personale è una fonte appropriata per le spese dell'attività, a meno che l'attività non sia elencata nel Piano Educativo Individualizzato (PEI) della persona. 

Se una persona va al bingo, a una gita scout o a una gita organizzata dal suo club di giardinaggio, l'assegno personale può essere utilizzato per le spese connesse a queste gite. L'assegno personale non deve essere utilizzato per le attività in regime di riabilitazione diurna, per le quali la retta è inclusa nella tariffa dell'agenzia, o per un'attività o un servizio richiesto nel piano di vita della persona.  

Per i dipendenti statali, non è possibile pagare alcuna spesa con i fondi dell'assegno personale. 

Un'agenzia residenziale volontaria può essere in grado di utilizzare i fondi della Previdenza Sociale e/o dell'SSI risparmiati dalla persona per le spese vive del personale. È necessario ottenere l'approvazione preventiva della Previdenza Sociale per le spese superiori a 100 dollari a persona. Lo stipendio, i benefit o le prestazioni accessorie del personale non possono essere pagati o integrati dall'assegno personale. 

In passato, le spese ammissibili hanno incluso:

• Biglietti per accompagnatori sui mezzi di trasporto
• Biglietti d'ingresso 
• Costo della porzione di camera d'albergo destinata al personale

Se una persona del personale supervisiona due o più persone durante una gita o una vacanza, le spese vive del personale devono essere divise equamente tra tutti i partecipanti.

Esempio 1 - Viaggi e vacanze
Ron e Shawn vivono in un'IRA. Hanno fatto due brevi vacanze con l'agenzia di volontariato in un furgone di proprietà dell'agenzia e hanno pagato spese che sono state messe in discussione durante un audit. Le spese per il viaggio sono state equamente divise per il numero di persone presenti nel furgone. Le spese comprendevano le riparazioni del furgone, il biglietto del taxi per e dal furgone in panne, i pneumatici, un estintore per il furgone, la riparazione del cavo di sollevamento del rimorchio, il cambio dell'olio, ecc. C'erano anche ricevute per cibo e snack consumati durante le corse. Alcune di queste voci possono essere utilizzate in modo appropriato, mentre molte altre non lo sono. Le spese relative al guasto e alla riparazione del furgone sono di esclusiva responsabilità del proprietario del furgone, in questo caso l'agenzia di volontariato. Tali spese non devono essere condivise o ripartite tra le persone che partecipano al viaggio. Gli snack acquistati possono essere un uso appropriato della paghetta personale di Shawn e Ron se hanno scelto gli snack e li hanno mangiati.

Esempio 2 - Viaggi e vacanze
Carol vive in una casa famiglia. L'assistente familiare, il coniuge, i figli e Carol vanno in vacanza in auto in un parco a tema in Florida. Seguono le linee guida per un'adeguata ripartizione dei costi. Carol deve pagare la sua quota proporzionale di tutti gli articoli condivisi da tutti i viaggiatori. Tutto ciò che viene usato solo da Carol, lo paga lei stessa. Poiché tutti viaggiano e condividono l'auto per la Florida, le spese per la benzina, i pedaggi e il parcheggio sono divise in parti uguali. Il fornitore pagherebbe 5/6 dei costi e Carol 1/6. Se condividono le camere d'albergo, vale lo stesso discorso. Se Carol ha una camera propria, paga lei. I pasti dipendono dalle circostanze. I pasti al ristorante consumati da Carol durante il viaggio sono a suo carico. I pasti consumati dal fornitore e dalla famiglia sono a carico del fornitore. Se il gruppo prepara i pasti insieme (barbecue, pasti in un angolo cottura), il fornitore paga il costo dei pasti per la famiglia e per Carol. Per quanto riguarda i biglietti d'ingresso, Carol è responsabile solo del proprio biglietto. Il fornitore è responsabile dei biglietti per sé e per i suoi familiari. Se Carol desidera acquistare un souvenir, paga il souvenir. Il fornitore è responsabile dei souvenir desiderati da lui o dalla sua famiglia. Se noleggiano una barca tutti insieme, il costo viene ripartito in proporzione. Se noleggiano delle biciclette, Carol paga la propria e il fornitore paga le biciclette usate dalla sua famiglia.

Il trasporto consiste nel portare le persone da e verso il lavoro, i luoghi di svago, le visite alla famiglia e altri eventi e attività nella comunità. In genere, il programma di abilitazione diurna o residenziale è responsabile del trasporto, ma cosa succede nelle situazioni al di fuori dell'ordinario? Quando si può usare l'assegno personale e quando no?  

Nella maggior parte dei casi, l'assegno personale non può essere utilizzato per il trasporto. I programmi devono pagare le spese di trasporto relative alle attività del programma. Fanno eccezione le vacanze e le gite giornaliere non incluse in un piano formale, in quanto queste attività di trasporto non sono correlate alle attività del programma.

In generale, solo l'assegno personale derivante dalla parte esente del salario può essere utilizzato per il trasporto da e verso il lavoro. L'esclusione dal reddito da lavoro (65 dollari più la metà del resto del salario lordo) deve essere utilizzata per le spese legate al lavoro, come le uniformi e il trasporto. Se tale importo non è sufficiente a coprire il viaggio da e per il lavoro con i mezzi di trasporto pubblici, i fondi dell'assegno personale non devono essere utilizzati. Le spese eccedenti sono a carico dell'assistente sociale. Se la persona vive in una casa famiglia, le spese di trasporto in eccesso sono a carico dell'agenzia promotrice. Tuttavia, se una persona non vuole utilizzare il trasporto fornito dall'agenzia residenziale e sceglie un altro mezzo di trasporto, è possibile utilizzare i fondi dell'assegno personale della persona. L'agenzia deve cercare alternative per ridurre i costi. 

Un altro aspetto del trasporto riguarda le spese di trasloco. I costi associati agli spostamenti tra strutture abitative che rientrano nella giurisdizione del DDSOO o dell'agenzia residenziale sono a carico del DDSOO o dell'agenzia. L'agenzia residenziale da cui la persona si sposta è responsabile delle spese di trasloco quando si trasferisce in un alloggio certificato presso un'altra agenzia. 

Se la persona vive in un alloggio certificato e si trasferisce in un alloggio non certificato, le spese di trasloco sono a carico della DDSOO o dell'agenzia residenziale che la persona sta lasciando. I fondi per l'assistenza al trasloco e/o per i servizi di transizione comunitaria (CTS) possono essere disponibili per aiutare a sostenere le spese di allestimento di un alloggio per le persone iscritte all'HCBS Waiver. I fondi di questi programmi waiver sono limitati e, dopo essere stati utilizzati per altre spese ammissibili, potrebbero non essere sufficienti a coprire tutte le spese di trasloco. Pertanto, se i fondi del waiver non sono disponibili per l'individuo o se le spese di trasloco della persona superano l'importo dei fondi disponibili, il DDSOO o l'agenzia residenziale che la persona sta lasciando è responsabile del pagamento del saldo. 

Esempio 1 - Trasporto
Anthony lavora a circa 5 miglia dalla sua residenza in un programma certificato. Il programma prevede il trasporto in autobus, che lui può utilizzare. Tuttavia, non gli piace l'autobus e vuole prendere un taxi. Il costo del taxi potrebbe essere superiore alla quota di esclusione del reddito da lavoro del salario di Anthony. L'assistente sociale sostiene che si tratta di una questione di scelta e che è responsabilità di Anthony. Il difensore di Anthony sostiene che il costo è a carico del programma certificato.

In questa situazione, Anthony può pagare il taxi con la sua paghetta personale perché il trasporto è disponibile, è in grado di usare l'autobus e sta scegliendo di usare un mezzo alternativo. La sua preferenza per il taxi non ha nulla a che vedere con la sua disabilità. L'agenzia dovrebbe cercare di trovare un'alternativa, come un servizio di volontariato o il car-pooling, per ridurre i costi.

Esempio 2 - Trasporto 
James lavora in una panetteria locale. Esiste un servizio di taxi locale che fornisce trasporti accessibili. James non può prendere i mezzi pubblici a causa della sua disabilità. James può utilizzare l'importo della sua esclusione dal reddito da lavoro (65 dollari più la metà del promemoria del salario lordo) per pagare le spese di trasporto verso il lavoro. Il suo fornitore di servizi residenziali deve coprire le spese eccedenti l'esclusione del reddito da lavoro. 

Il costo del trasporto può essere considerato una spesa lavorativa correlata alla menomazione (Impairment Related Work Expense, IRWE) per l'assicurazione di invalidità della previdenza sociale (Social Security Disability Insurance, SSDI), per il reddito di sicurezza integrativo (Supplemental Security Income, SSI) o per l'ammissibilità a Medicaid. L'Amministrazione della Sicurezza Sociale decide per le prestazioni SSDI o SSI, mentre il distretto Medicaid decide per i richiedenti/destinatari di Medicaid. Per qualificarsi come IRWE, la persona deve pagare questi costi di tasca propria. Le informazioni sugli IRWE sono disponibili nella Guida alle risorse per lo sviluppo dei benefici, disponibile sul sito web dell'OPWDD.   

Esempio 3 - Trasporto
Jenny vive in una residenza certificata e l'agenzia si occupa del suo assegno personale. Sua madre ha acquistato un furgone al solo scopo di trasportarla. L'aria condizionata del furgone si è rotta e la riparazione costerà circa 850 dollari. Secondo il care manager, Jenny è disposta a pagare le riparazioni e ha abbastanza soldi. Capisce cosa sono i soldi e può decidere cosa comprare. Per quanto Jenny voglia aiutare la madre, non è opportuno usare la paghetta personale per pagare la riparazione del furgone, perché è responsabilità della persona che detiene il titolo di proprietà del veicolo pagare le riparazioni.

Fare regali è una parte normale della vita. Sebbene le persone che serviamo vogliano fare regali come gli altri, bisogna fare attenzione a proteggere i loro interessi. 

L'uso dell'assegno personale per i regali dipende dalla capacità della persona di comprendere l'acquisto. Se la persona non è in grado di partecipare alla decisione e non può acconsentire al regalo, il denaro dell'assegno personale non può essere utilizzato a meno che non sia chiaro che la persona beneficerà in qualche modo del regalo, come descritto di seguito. Poiché le persone comunicano e partecipano al processo decisionale in modi diversi, il personale deve essere consapevole delle capacità dell'individuo. Il modo in cui la persona viene coinvolta nell'offerta di regali e il suo consenso al dono devono essere documentati.

I regali devono essere inclusi nel piano di spesa della persona. Nel redigere il PEP, considerare attentamente il valore ragionevole dei regali previsti. Non esiste un importo specifico in dollari per definire il concetto di "ragionevole" in termini di regali. Il PEP esemplificativo include i regali, in modo che l'équipe e la persona possano prendere in considerazione questo uso dell'assegno personale. Coinvolgendo il team di pianificazione, la persona può ricevere una guida adeguata per i regali.

L'assegno personale può essere utilizzato per acquistare regali per i familiari se la persona è coinvolta nella decisione. La persona deve essere in grado di dare un consenso significativo sull'uso del denaro personale per un regalo. A volte i familiari chiedono che l'assegno personale venga utilizzato per regali ad altri parenti, anche quando la persona non può partecipare alla decisione. Una famiglia può consegnare al personale della residenza una lista della spesa per i regali da fare ai familiari, dichiarando che la persona lo vorrebbe se fosse in grado di partecipare alla decisione. Spesso la famiglia è coinvolta attivamente con l'individuo e i membri del personale non vogliono offendere la famiglia dicendo di no. Affinché i regali siano appropriati, la persona deve trarre beneficio dal processo di donazione e deve partecipare il più possibile alla scelta del regalo. Un modo per capire se la persona trae beneficio dai regali è la sua espressione facciale o altre comunicazioni non verbali quando il regalo viene consegnato e aperto. I fondi dell'assegno personale della persona non dovrebbero essere utilizzati se non c'è alcun beneficio per la persona stessa. 

Alcune persone che risiedono in una casa famiglia desiderano fare regali all'operatore e ai loro familiari in occasione di compleanni e festività. Fare regali è normale in una famiglia, quindi non è vietato nelle case famiglia. Tuttavia, non è incoraggiato l'invio di regali ai fornitori da parte di singoli individui. I regali ai dipendenti dello Stato sono severamente vietati dalla legge sui pubblici ufficiali dello Stato di New York. 

L'assegno personale può essere utilizzato per i regali quando:

• Il Care Manager o il difensore sono coinvolti nel processo decisionale.
• Il fornitore non chiede il regalo
• Il dono non è finalizzato a ottenere il favore del fornitore
• Il fornitore non è un dipendente dello Stato

Se una persona è vicina a un membro del personale volontario a lungo termine dell'agenzia, l'uso dell'indennità personale per un regalo può essere consentito, SE sono soddisfatti tutti i seguenti criteri:

• La persona deve essere in grado di partecipare al processo decisionale per l'assegnazione del regalo
• Il dono non deve essere stato sollecitato o incoraggiato dall'agenzia di volontariato o dal membro del personale.
• Il regalo non è stravagante
• Il dono non può essere finalizzato a ottenere favoritismi nei confronti di un membro del personale e comportare un trattamento diverso da quello dei colleghi. 
• Il personale non è un dipendente dello Stato che lavora per l'OPWDD

L'assegno personale può essere utilizzato per promuovere il coinvolgimento nella comunità attraverso l'iscrizione ad associazioni e società, il culto e la partecipazione a club o altri gruppi di interesse. Se esiste un club che corrisponde agli interessi o alle preferenze della persona, l'assegno personale può pagare le spese relative a tali club e interessi. Questo include:

Quote associative per un'organizzazione, compreso un centro benessere

• Abbonamento a una newsletter, a una rivista o a un periodico associato 
• Donazioni per le spese di un'organizzazione (ad esempio, donazioni per caffè/pranzo)
• Forniture per un'attività artigianale o un hobby - in un negozio o in un altro luogo dove le forniture potrebbero essere disponibili
• Corsi presso una scuola superiore locale, un'università o un programma di formazione continua. 
• Contributi a cause e associazioni locali in cui le persone incontrano altri che condividono i loro interessi o hobby (ad esempio, casa di culto, club di teatro o vigili del fuoco volontari).

Se una persona vuole fare una donazione a un ente di beneficenza o a un'organizzazione per sostenere una causa, deve poter partecipare al processo decisionale e accettare la donazione. Il piano annuale delle spese personali deve includere queste donazioni di beneficenza. Le donazioni non devono mai essere fatte a gruppi, individui o organizzazioni che forniscono servizi alla persona. Ciò include il personale, le agenzie statali e le agenzie di volontariato.

Se una persona riceve servizi da un'agenzia e vuole partecipare a un evento speciale con biglietto o a una raccolta fondi per quell'agenzia, può utilizzare l'assegno personale per acquistare un biglietto. La persona deve pagare un importo pari solo al valore che riceverà. Ad esempio, se il prezzo del biglietto per un evento è di 50 dollari e 20 dollari sono il costo della cena, la persona paga solo 20 dollari. La persona non riceve la detrazione fiscale di 30 dollari che avrebbero i donatori che hanno pagato 50 dollari. Il suo biglietto deve essere uguale a tutti gli altri e all'evento deve ricevere gli stessi benefici di tutti gli altri. 

Esempio 1 - Vita associativa
La zia di Jim è il suo difensore. Ha detto al responsabile dell'assistenza di Jim che pensava che Jim non facesse abbastanza esercizio fisico. La zia di Jim voleva sapere se un personal trainer avrebbe aiutato Jim a fare più esercizio. Voleva anche sapere se il suo assegno personale avrebbe potuto pagare l'allenatore. Questo è un uso accettabile dei fondi personali se è una scelta di Jim e non è necessario dal punto di vista medico. Jim, la zia e il suo responsabile dell'assistenza hanno pensato di fargli fare esercizio con qualcuno che potesse renderlo più divertente e insegnargli a conoscere le attrezzature dell'YMCA locale. Hanno esaminato il suo piano di spesa e hanno deciso che Jim aveva abbastanza fondi per pagare un istruttore una volta alla settimana e che avrebbe avuto ancora abbastanza per le altre attività previste dal suo piano. Jim e il suo care manager hanno trovato un istruttore che gli piaceva e ora si sta divertendo di più ad allenarsi. 

Esempio 2 - Vita associativa
Sheila è una collaboratrice del programma di abilitazione diurna di Stephanie. Gestisce anche una casa di accoglienza per cani. Stephanie ama i cani, ma non può averne uno perché la sua compagna di stanza è allergica. Chiede sempre a Sheila dei suoi cani e vuole vedere le foto. A Sheila è vietato accettare donazioni in denaro da Stephanie e da altre persone a cui fornisce servizi. Stephanie può fare del tempo come volontaria per aiutare a prendersi cura dei cani da Sheila o fare una donazione a un altro centro di soccorso per cani.  

L'abbigliamento è uno dei modi in cui le persone esprimono la propria identità. L'assegno personale può essere utilizzato per acquistare capi di abbigliamento che riflettano i gusti personali di una persona. Prima di acquistare vestiti con l'assegno personale, il fornitore deve assicurarsi che i requisiti di base siano soddisfatti. 

Ogni persona in un contesto residenziale certificato deve disporre di una dotazione di indumenti in buono stato di manutenzione, che garantisca un abbigliamento quotidiano pulito e adeguato alla stagione, all'occasione, all'età, al sesso e alla taglia. È richiesto anche un abbigliamento adeguato per il sonno. L'agenzia residenziale è tenuta a pagare o a provvedere alla lavanderia e al lavaggio a secco dell'abbigliamento di base acquistato dall'agenzia. Gli indumenti acquistati dal fornitore di servizi residenziali sono a carico dell'agenzia. Gli articoli acquistati con l'indennità personale possono essere lavati a secco con l'indennità personale.

I fondi per gli indumenti in ICF, DC, SRU, scuole certificate dall'OPWDD e ospedali specializzati sono incorporati nella tariffa complessiva. 

Nelle residenze comunitarie a gestione volontaria, nelle alternative residenziali individualizzate a gestione volontaria e nelle case famiglia sponsorizzate dallo Stato e dall'Agenzia, l'OPWDD mette a disposizione due volte l'anno fondi per ogni persona per l'abbigliamento, le attività ricreative e le spese accessorie. Questi fondi devono essere utilizzati per l'abbigliamento prima di poter utilizzare i fondi per l'assegno personale.
Il "sussidio per l'abbigliamento" non è destinato esclusivamente all'abbigliamento e può essere speso anche per articoli quali eventi culturali, viaggi e spese accessorie. Questi fondi:

• Non appartengono alla persona 
• Non deve comparire da nessuna parte nel registro del conto degli assegni personali. 
• Non devono essere mescolati con i fondi propri della persona.
• Deve essere contabilizzato su un registro separato da quello degli assegni personali dell'individuo.
• Deve essere inoltrata al nuovo fornitore se una persona si trasferisce in un'altra residenza certificata e c'è un saldo residuo. 
• Devono essere restituiti all'unità operativa centrale dell'OPWDD se la persona non è in grado di utilizzarli.

I fondi dell'assegno personale possono essere utilizzati per l'acquisto di capi di abbigliamento per una persona, nel rispetto delle seguenti restrizioni: 

• Tutti i bisogni attuali e futuri sono soddisfatti.
• se la persona risiede in una residenza comunitaria a gestione volontaria, in un'alternativa residenziale individualizzata a gestione volontaria o in una casa famiglia, i fondi forniti dall'OPWDD devono essere già stati utilizzati
• In tutti i casi, gli ultimi 100 dollari dell'assegno personale disponibile di una persona non possono essere spesi per l'abbigliamento.

Quando una persona fa acquisti di abbigliamento utilizzando il proprio assegno personale, deve essere coinvolta il più possibile nella scelta dei capi da acquistare. La persona può utilizzare il suo assegno personale per acquistare capi di abbigliamento che siano: 

• Alla moda o in sintonia con le persone della comunità 
• Da un negozio di quartiere dove la persona può interagire con altri membri della comunità locale. 
• Mostra il sostegno della persona a una squadra, a un hobby o ad altre preferenze individuali.  
• Per un evento speciale, come una riunione di famiglia, un funerale, un matrimonio o una festa 
• da un negozio che esprima il patrimonio etnico, linguistico e culturale della persona 
• Un ricordo di una vacanza o di un evento
• La paghetta personale può essere utilizzata anche per occhiali da sole, gioielli, accessori per capelli o per le unghie, borse o altri oggetti scelti dalla persona che supportano il suo stile e la rendono felice del suo aspetto quando esce.

Ex esempio 1 - Abbigliamento
Lucy vuole acquistare un paio di jeans firmati in una boutique locale. Ha già una scorta di vestiti, tra cui un paio di jeans, ma le piacciono i jeans firmati alla moda e le piace fare shopping in questa boutique. Ha fondi sufficienti per effettuare l'acquisto e può utilizzare la sua indennità personale. In questo caso, il PEP deve riflettere il fatto che Lucy preferisce i jeans firmati e ama fare acquisti in questa boutique locale.

Esempio 2 - Abbigliamento
Debbie vive in un contesto residenziale certificato. I suoi genitori e le sue sorelle vivono nelle vicinanze e fanno spesso visita a Debbie. A Debbie e alle sue sorelle piacciono i vestiti e le piace fare shopping con loro alla ricerca delle migliori occasioni. Spesso torna a casa con un nuovo acquisto da mostrare. La settimana scorsa, Debbie ha usato la sua paghetta personale per comprarsi un nuovo cappotto invernale, anche se uno era già stato acquistato per lei dall'agenzia residenziale. Il nuovo cappotto di lana le sta bene ed è molto elegante, ma dovrà essere lavato a secco alla fine dell'inverno. L'assegno personale di Debbie può essere utilizzato per pagare il lavaggio a secco del nuovo cappotto invernale che ha acquistato con i propri soldi, perché ha scelto di comprare il suo cappotto oltre a quello acquistato per lei dall'agenzia.

Esempio 3 - Abbigliamento
Ray è stato invitato al matrimonio di un familiare e vuole partecipare. Il matrimonio è formale e vuole acquistare un nuovo abito da indossare per l'evento. In un negozio locale, dove preferisce fare acquisti, Ray trova un abito che gli piace. Ray può utilizzare la sua paghetta personale per acquistare l'abito e, dopo il matrimonio, pagare le spese di lavaggio a secco per mantenere l'abito in buone condizioni.

Il tipo di abitazione in cui vive una persona determina se l'assegno personale può essere utilizzato per pagare i tagli di capelli.

Se la persona vive in un ICF, DC o SRU, il taglio dei capelli è incluso nella tariffa del programma residenziale. Se la persona vive in un'IRA, in una CR o in un'assistenza familiare, può essere utilizzato un assegno personale. 

Se una persona ha bisogno di andare da un podologo per la cura dei piedi, ad esempio per tagliare le unghie, l'assegno personale non può essere utilizzato. Chi sceglie di andare in un salone o in un centro benessere per una pedicure può utilizzare l'assegno personale. 

La pianificazione della sepoltura può far parte della pianificazione generale delle spese di una persona. Se tutte le esigenze attuali e future della persona sono soddisfatte, è accettabile utilizzare l'assegno personale per creare un fondo per la sepoltura, un accordo per la sepoltura o l'acquisto di articoli per la sepoltura. La pianificazione della sepoltura è una delle priorità più basse per l'assegno personale, perché è più importante migliorare l'attuale qualità di vita della persona.

Esistono diversi modi per pianificare e risparmiare per le spese funerarie. Ulteriori informazioni sono disponibili nella Guida alle risorse per lo sviluppo dei benefici. 

I fondi per la sepoltura sono facili da creare. Possono essere costituiti da denaro accantonato presso l'agenzia residenziale o in un conto bancario separato per le spese relative alla sepoltura. I fondi di sepoltura, fino a 1.500 dollari di capitale (più gli interessi accumulati), sono risorse esenti per Medicaid e SSI. Affinché il fondo per la sepoltura sia esente da risorse conteggiabili, deve essere chiaramente identificato come fondo per la sepoltura e non può essere mescolato con altri fondi. In genere, l'ufficio commerciale dell'agenzia residenziale può aiutare a creare e ad alimentare il fondo di sepoltura. 

Un contratto funerario preesistente, chiamato anche fondo irrevocabile di sepoltura (IBT), non prevede un importo massimo di esenzione per Medicaid e SSI se il contratto è impostato correttamente e contiene un linguaggio specifico relativo a Medicaid. L'accordo può coprire tutti i dettagli della sepoltura e del funerale di una persona e viene organizzato con l'aiuto di un'impresa di pompe funebri. Considerate la possibilità di includere nell'accordo una dichiarazione in cui si afferma che se la persona muore prima che gli accordi siano stati completamente pagati, i servizi e gli articoli saranno rinegoziati.

Alcuni articoli per la sepoltura sono esenti come risorsa per Medicaid (ad esempio, lotto, tomba, bara, lapide, urna). 

I fondi per la sepoltura, gli accordi per la sepoltura e gli oggetti per la sepoltura dovrebbero essere presi in considerazione quando si crea o si rivede il PEP annuale, ma solo dopo che sono stati considerati tutti gli altri interessi della persona. I fondi per la sepoltura, gli accordi per la sepoltura e gli oggetti per la sepoltura possono anche contribuire a mantenere il diritto di una persona alle prestazioni governative come modo per proteggere le sue risorse. 

A volte una persona danneggia oggetti che appartengono a qualcun altro. L'assegno personale può essere utilizzato per contribuire al pagamento dei danni, ma solo se è incluso nel PEP e documentato:

• Se il danno è stato causato da un comportamento inappropriato, l'agenzia residenziale ha affrontato il comportamento inappropriato della persona; e
• Il gruppo di pianificazione delle spese ha stabilito che la restituzione finanziaria è appropriata e ha un significato per la persona; e
• Il rappresentante del beneficiario della persona, se diverso dal direttore dell'agenzia residenziale, ha dato il suo consenso scritto all'utilizzo dell'assegno personale della persona per la restituzione; e 
• Un comitato per i diritti umani costituito ai sensi del 14 NYCRR 633.16 (f), o una parte del comitato, responsabile della tutela dei diritti dell'individuo, ha approvato l'uso limitato nel tempo dell'assegno personale per la restituzione.

La restituzione dei danni causati da un individuo non è un obbligo legale.

Esempio - Restituzione personale per danni
Stefan vive in un'alternativa residenziale individualizzata a gestione volontaria. Ha un fratello maggiore, Joe, che lo porta a fare skateboarding in un parco vicino. Stefan è atletico e aggressivo quando va in skateboard. Gli piace poter tenere il passo del fratello e imparare nuovi trucchi.

Un pomeriggio, quando Joe venne a portarlo sullo skateboard, Stefan scoprì che la sua tavola era incrinata e non poteva essere riparata quel giorno. Non volendo perdere l'occasione di stare con suo fratello, Stefan prese in prestito uno skateboard da un altro individuo. Mentre usava la tavola per fare dei trick al parco, Stefan è caduto e ha rotto il gruppo della ruota posteriore.

Quando tornò a casa quel giorno, Stefan si dispiacque di aver rotto la tavola del suo coinquilino. Stefan si offrì di pagare per far riparare o sostituire la tavola in un'officina vicina. Tutte le persone coinvolte nell'assistenza a Stefan dovevano essere d'accordo sul fatto che potesse usare la sua paghetta personale per pagare la tavola. Stefan doveva capire che pagare la tavola significava non avere a disposizione quel denaro per altre cose per il resto del mese. Anche il suo rappresentante e il comitato della residenza dovevano essere d'accordo sul fatto che l'assegno personale di Stefan potesse essere utilizzato.

L'assegno personale può essere utilizzato per le spese legali in determinate situazioni. Può pagare le spese di tutela, ma le spese devono essere tali da consentire alla persona di avere ancora denaro sufficiente per soddisfare altre esigenze attuali e prevedibili. Le linee guida dell'SSA sulle spese di tutela sono valide per tutte le situazioni di tutela (non solo quando i fondi personali sono dovuti per salvare i fondi della Sicurezza sociale o dell'SSI). Queste linee guida consentono il pagamento di tasse se la tutela è nell'interesse della persona. Le commissioni non sono consentite se è vero uno dei seguenti casi: 

• La tutela è per la convenienza del prestatore di servizi 
• L'istanza di tutela viene respinta dal tribunale  
• I fondi della persona saranno esauriti dalle tasse fino al punto in cui i bisogni personali non saranno soddisfatti.
• L'assegno personale può essere utilizzato per adempiere a obblighi legali come il mantenimento dei figli e le multe imposte da un tribunale. 

L'assegno personale può essere utilizzato per il sostentamento delle persone a carico se tutte le esigenze attuali sono soddisfatte. Le prestazioni del titolo II della previdenza sociale consentono il mantenimento di persone a carico. Per i beneficiari dell'SSI, l'agenzia deve ottenere l'approvazione preventiva dell'SSA per utilizzare l'assegno personale dell'SSI a sostegno di una persona a carico.

Chiunque sia in grado di farlo può redigere un'ultima volontà & testamento e scegliere cosa accadrà ai propri beni. Se una persona vuole fare testamento, la documentazione deve supportare la sua capacità di prendere questa decisione e deve essere riflessa nel PEP. Se nel testamento la persona nomina come beneficiario un'agenzia che la assiste, deve esserci una solida documentazione che attesti la sua capacità e la sua scelta. L'agenzia non può incoraggiare o sollecitare la persona a includerla come beneficiario nel proprio testamento. Le circostanze associate alla creazione delle ultime volontà della persona & Testamento possono essere soggette a controllo. 

Gli acquisti di gruppo vengono solitamente effettuati quando la maggior parte delle persone di una residenza certificata desidera acquistare un determinato articolo da condividere. Gli acquisti di gruppo sono stati utilizzati per comprare televisori a grande schermo, lettori DVD e macchine da cucire. Il beneficiario o l'agenzia che gestisce l'assegno personale deve seguire molti requisiti prima di effettuare un acquisto di gruppo. La mancata osservanza di questi requisiti potrebbe costringere l'agenzia a rimborsare le persone che hanno acquistato l'articolo. 

Se una parte dei fondi dell'assegno personale da utilizzare proviene da prestazioni della Previdenza Sociale o dell'SSI, l'ufficio locale della Previdenza Sociale deve approvare la decisione di mettere insieme i fondi personali di più persone per acquistare un articolo per il gruppo. Le richieste di approvazione preventiva devono essere presentate per iscritto e devono essere approvate prima di spendere il denaro del gruppo. 

È importante documentare che tutti i requisiti sotto indicati sono stati soddisfatti prima di poter effettuare un acquisto di gruppo:

• L'acquisto di gruppo deve soddisfare i desideri comuni di tutto il gruppo (non solo di alcuni membri del gruppo), l'oggetto deve soddisfare un desiderio specifico di ogni persona del gruppo e deve contribuire a migliorare la vita di ogni persona.
• Il costo dell'articolo deve essere suddiviso tra gli acquirenti in proporzione al loro utilizzo dell'articolo.
• Tutti i membri del gruppo devono essere in grado di partecipare al processo decisionale ed essere disposti a far utilizzare i propri fondi per questo scopo.
• Tutti coloro che partecipano all'acquisto collettivo devono avere un saldo sul conto pari ad almeno 2 mesi di prestazioni dopo l'acquisto (l'SSA può, a sua discrezione, rinunciare al requisito dei 2 mesi).
• Se una persona ha esigenze non soddisfatte, non dovrebbe partecipare al gruppo di acquisto.
• Se l'assegno personale di un individuo è necessario per qualcosa di più importante, la persona non dovrebbe partecipare all'acquisto di gruppo.
• L'articolo non può essere fornito dall'agenzia residenziale, da Medicaid, da Medicare o da qualsiasi altro fornitore di servizi.
• Chi prevede di lasciare presto la residenza non deve partecipare all'acquisto collettivo o deve poter beneficiare dell'acquisto in misura almeno pari al valore del suo contributo.

L'SSA raccomanda che se una persona si trasferisce inaspettatamente, il beneficiario del pagamento rappresentativo dovrebbe restituirle un importo ragionevole in base a quanto ha pagato per l'oggetto. Se un oggetto acquistato dal gruppo necessita di riparazioni, è responsabilità di tutti gli individui coinvolti se tutti utilizzano ancora l'oggetto e sono d'accordo con le riparazioni. Se qualcuno non vuole più usare l'oggetto, può chiedere di non pagare la propria quota di riparazione; tuttavia, non potrà più usare l'oggetto.

Gli acquisti di gruppo non sono incoraggiati dall'OPWDD. Sebbene non siano proibiti se vengono rispettati i criteri di cui sopra, questa pratica può comportare vulnerabilità per le persone assistite e rischi per le agenzie fornitrici di servizi dell'OPWDD.

Esempio - Acquisto di gruppo
Greg, Nick e Jordan vivono tutti nella stessa alternativa residenziale individualizzata a gestione volontaria. Tutti condividono un interesse comune per i videogiochi. Decidono di acquistare un sistema di gioco che consente a più persone di giocare contemporaneamente. Un anno dopo l'acquisto, il sistema inizia a surriscaldarsi e il personale si accorge che la ventola del sistema non funziona. La ventola deve essere sostituita, con un costo di 60 dollari. Il personale si consulta con Greg, Nick e Jordan per informarli che la ventola deve essere riparata per continuare a giocare e che costerà 20 dollari a testa. Greg informa il personale che non si diverte più a giocare ai videogiochi e non vuole pagare le riparazioni. Nick e Jordan accettano di pagare 30 dollari a testa per la riparazione del pezzo. In futuro, Greg non userà più il sistema di gioco, ma Nick e Jordan potranno continuare a giocare.

Approvazione preventiva dell'Amministrazione della sicurezza sociale
È necessario ottenere l'approvazione preventiva dell'SSA per utilizzare i sussidi della Social Security o dell'SSI per acquisti di gruppo o per spese volontarie del personale dell'agenzia superiori a 100 dollari per accompagnare una persona in vacanza o in gita. Il limite di 100 dollari si riferisce all'intera gita, che si tratti di un pomeriggio o di un mese di vacanza. Le informazioni sulle richieste di approvazione preventiva per gli acquisti di gruppo sono contenute nella sezione Acquisti di gruppo.

Le informazioni che seguono non si applicano al personale statale. L'indennità personale non può essere utilizzata per le spese del personale statale.

In base alle norme dell'OPWDD, i fondi dell'assegno personale non possono essere utilizzati per le spese vive del personale volontario dell'agenzia che accompagna un individuo in una gita, a meno che non siano soddisfatti i due criteri seguenti:  

• È stata concessa l'approvazione preventiva dell'Amministrazione della sicurezza sociale (SSA) per le spese di grande entità (ad esempio, vacanze o pernottamenti), e
• La persona è in grado di prendere questa decisione 

Se la situazione soddisfa le condizioni di eccezione di cui sopra, l'agenzia volontaria deve seguire la procedura descritta di seguito per ottenere l'approvazione preventiva dell'SSA, a meno che le spese vive del personale dell'agenzia volontaria non siano inferiori a 100 dollari. 

Le richieste di approvazione preventiva per l'utilizzo dei fondi dell'indennità personale per far fronte alle spese vive del personale devono includere le seguenti informazioni:

• Nome della persona e numero di previdenza sociale (SSN)
• Una descrizione del viaggio o dell'attività ricreativa, compreso un elenco delle spese vive previste per la persona e per i membri del personale che la accompagnano.  
• Una dichiarazione che attesti che le esigenze attuali e prevedibili della persona sono soddisfatte, che il pagamento delle spese per il personale non esaurirà i fondi della persona e che il saldo del suo conto personale sarà pari o superiore a 1 mese dell'intero importo della prestazione della Previdenza Sociale/SSI della persona dopo la detrazione per il viaggio.

Le richieste devono essere inviate al responsabile del Field Office dell'SSA che supervisiona l'agenzia residenziale. La richiesta deve essere inviata almeno 4-6 settimane prima del viaggio. Se la richiesta deve essere fatta in tempi ristretti, deve contenere una spiegazione della necessità di una decisione rapida. Il personale dell'SSA potrebbe non essere in grado di gestire le richieste urgenti. 

L'approvazione preventiva dell'SSA è a discrezione della Social Security Administration (SSA) e, in caso di mancata approvazione da parte dell'SSA, l'agenzia volontaria può presentare una richiesta scritta di riconsiderazione, corredata da una spiegazione, all'SSA.

L'approvazione preventiva scritta dell'SSA deve essere conservata in archivio. Il fascicolo di ogni persona deve essere documentato con ricevute e/o voucher per ogni importo detratto dai fondi personali. Se la persona utilizza fondi provenienti da una fonte diversa dalla Social Security o dall'SSI, non è necessaria l'approvazione preventiva dell'SSA. Se i fondi sono mescolati con quelli della Previdenza Sociale o dell'SSI, è necessario seguire la procedura di approvazione preventiva. Questa procedura di approvazione preventiva non si applica nemmeno quando tutti i fondi utilizzati per la vacanza provengono da un Supplemental Needs Trust (SNT); tuttavia, il denaro prelevato da un SNT non può essere dato direttamente all'individuo per pagare le spese di vacanza. L'amministratore fiduciario deve pagare direttamente le spese dell'hotel e del ristorante, oppure può utilizzare una carta di credito se l'amministratore fiduciario paga il conto della carta di credito dall'SNT.

Esempio di richiesta di approvazione preventiva
(Nome e indirizzo dell'agenzia di volontariato)

Richiesta di pre-approvazione

Data:

Nome dell'individuo:

Numero di previdenza sociale dell'individuo:

Descrizione dell'attività/viaggio:

Spese vive previste:

Individuale

Personale

Costo totale per l'individuo:

Spiegazione:

Esempio: In che modo l'attività/il viaggio sarebbe nel "miglior interesse" dell'individuo. Il pagamento delle spese di cui sopra non esaurirà i fondi dell'individuo. Dopo la detrazione per il viaggio, il saldo del conto personale sarà pari o superiore a un mese di prestazione della Previdenza Sociale/SSI. Fornire il saldo del conto personale dopo le spese proposte. Tutte le esigenze attuali e prevedibili dell'individuo saranno soddisfatte.