Politica, linee guida e pianificazione degli assegni personali

La gestione e l'utilizzo dell'assegno personale sono disciplinati dalla legge sui servizi sociali (sezione 131-o) e dal regolamento OPWDD (14 NYCRR 633.15). Tali regolamenti stabiliscono che la spesa per l'assegno personale deve:

• Riflettere le preferenze, le scelte e i bisogni della persona
• Coinvolgere la persona
• Essere pianificati per soddisfare i desideri e le esigenze della persona nel corso dell'anno.

L'assegno personale dovrebbe essere utilizzato per aiutare le persone a migliorare la qualità del loro tempo libero e la qualità della loro vita. Per quanto possibile, le persone dovrebbero essere coinvolte nella pianificazione e nelle attività di spesa. Coinvolgendo ogni persona nel processo decisionale, i suoi acquisti rifletteranno meglio le sue preferenze. L'assegno personale deve essere disponibile quando viene richiesto o quando è necessario. L'assegno personale non può essere negato a una persona per nessun motivo.  

I fornitori di assistenza familiare e le agenzie promotrici che gestiscono i fondi dell'assegno personale devono attenersi alle normative della Previdenza Sociale e dell'OPWDD. In genere, i fornitori di assistenza familiare gestiscono i fondi dell'assegno personale per conto delle persone assistite, a meno che queste non siano in grado di gestire i propri fondi. L'agenzia promotrice deve assicurarsi che i fornitori di assistenza familiare rispettino i regolamenti e deve fornire una supervisione adeguata.

Poiché l'assegno personale di solito proviene da prestazioni statali, è molto importante che le prestazioni degli individui siano mantenute e protette per assicurarsi che i fondi personali siano disponibili per le loro spese. Il rappresentante del beneficiario, di solito l'agenzia residenziale, deve tenere traccia del reddito e delle risorse della persona. Deve assicurarsi che la persona rimanga qualificata per le prestazioni ricevute e segnalare agli enti che erogano le prestazioni i redditi o le risorse in eccesso. L'agenzia residenziale deve anche rispondere tempestivamente alle richieste della Social Security Administration (SSA), poiché le prestazioni della Social Security e il Supplemental Security Income (SSI) sono le principali fonti di fondi dell'assegno personale per la maggior parte delle persone. I sostituti d'imposta hanno un ruolo importante nella gestione dell'assegno personale. Il sito web dell'SSA contiene informazioni sui diritti e le responsabilità dei rappresentanti dei beneficiari: www.ssa.gov/payee/index.htm.

La previdenza sociale ha anche diversi opuscoli disponibili online, oppure puoi richiederli per telefono o per posta all'ufficio locale della previdenza sociale.

Per domande generali o informazioni sulle prestazioni della previdenza sociale o dell'SSI, l'Ufficio delle inchieste pubbliche può essere contattato all'indirizzo:

Amministrazione della previdenza sociale
Ufficio delle inchieste pubbliche
Edificio del Parco di Windsor
6401 Security Blvd.
Baltimora, MD 21235
1-800-772-1213
https://www.ssa.gov/

Le persone spendono denaro per molte cose diverse e per svariati motivi. Oltre che per le cose di cui si ha bisogno, si spende anche per gli oggetti che piacciono o che si desiderano. Si può pagare l'ingresso a un concerto, i biglietti del cinema, i pasti fuori casa, le spese per gli hobby o la personalizzazione della propria camera da letto. Le persone mettono anche da parte i loro soldi per risparmiare per un viaggio o per altri oggetti più importanti. In ogni caso, le persone fanno delle scelte su come spendere il denaro. Quando le persone scelgono chi tagliare i capelli, cosa leggere o se comprare jeans o pantaloni eleganti, i loro acquisti rivelano le loro preferenze e personalità.

Le persone servite dall'OPWDD DDSOO e dalle agenzie di volontariato devono avere l'opportunità di fare delle scelte e di esprimere chi sono. Le norme e i regolamenti dello Stato di New York prevedono che l'assegno personale sia utilizzato a beneficio delle persone con disabilità. Queste norme e regolamenti danno anche alle persone il diritto di usare il loro assegno personale come preferiscono. I loro acquisti devono contribuire a coinvolgerli nella comunità locale o ad acquistare articoli e servizi che migliorino la loro qualità di vita.

Le persone devono essere in grado di utilizzare il loro assegno personale in modo significativo. Ciò include la possibilità di fare delle scelte sulle spese personali, di imparare a fare un bilancio e di risparmiare per un oggetto specifico. La persona ha un hobby speciale? Gli piace un particolare tipo di musica? Vuole andare in campeggio o fare una vacanza speciale? L'assegno personale può essere utilizzato per questi e altri scopi.

Parleremo di molte opportunità di utilizzare in modo appropriato l'assegno personale per migliorare la vita di una persona e perseguire i suoi interessi. È inoltre necessario sapere quando l'assegno personale non può essere utilizzato. 

L'assegno personale NON deve essere utilizzato per:

• Spese che i fornitori di servizi residenziali, di programmi diurni o di altro tipo devono pagare; fare riferimento alla sezione Responsabilità dell'agenzia. 
• Articoli o servizi pagati da Medicaid, Medicare e/o assicurazioni sanitarie di terzi.
• Servizi e/o forniture mediche, odontoiatriche e cliniche necessarie
• Trasporto da o verso i servizi richiesti
• Qualsiasi attività che faccia parte del Piano di assistenza individualizzato (ISP)/Piano di vita per il quale il fornitore sarà rimborsato. 
• Spese e servizi del personale volontario dell'agenzia (a meno che non siano soddisfatti determinati criteri)
• Eventuali spese per i dipendenti dello Stato
• Acquisti quando l'individuo non ha scelta

I fondi dell'assegno personale appartengono al singolo individuo. Il denaro deve essere disponibile per essere speso personalmente per articoli o servizi di propria scelta. Gli acquisti effettuati con l'assegno personale devono andare a beneficio personale della persona. Quando un'agenzia gestisce l'assegno personale, il personale dell'agenzia deve coinvolgere il più possibile la persona nella decisione sull'utilizzo del suo denaro. Tutte le spese effettuate nel corso dell'anno devono essere coerenti con le preferenze, le scelte e gli interessi della persona. 

Il personale dell'agenzia deve partire dal presupposto che tutte le persone con disabilità hanno una certa capacità di autodeterminazione e possono contribuire a determinare i modi in cui viene spesa la loro indennità personale. Anche se alcune persone non usano le parole per comunicare, il personale può prestare attenzione al loro linguaggio del corpo, agli occhi e ad altre comunicazioni non verbali. Il contatto con gli occhi o le espressioni facciali possono trasmettere molto su ciò che una persona sta provando. Il personale dovrebbe osservare i volti delle persone, seguire i loro sguardi e cercare i sorrisi. Può anche cercare altri segnali non verbali, come le braccia aperte e gli occhi allargati. Le persone possono esprimere le loro preferenze di spesa con il loro comportamento. Il personale deve osservare le espressioni comportamentali comuni o ricorrenti di felicità o altre emozioni per determinare gli articoli e i servizi preferiti quando si pianificano le spese personali. Possono vedere cosa piace di più alla persona e cosa non vede l'ora di fare. In base alle cose che piacciono alla persona, il personale può aiutarla a identificare i negozi e i fornitori in cui può diventare un cliente abituale e apprezzato.

Se la persona utilizza un dispositivo di comunicazione aumentativa, questo deve essere programmato con le scelte personali di indennità. Durante la pianificazione, il personale deve parlare con coloro che conoscono bene la persona, come un familiare, un difensore o uno speciale professionista di supporto diretto. Queste persone dovrebbero continuare a fornire il loro contributo nel corso dell'anno, poiché le preferenze della persona possono cambiare.
 

Esempio - Garantire la scelta 
Grant ha 40 anni e non ha parenti in contatto con lui. Utilizza una sedia a rotelle e non usa le parole per esprimersi. Quando si è trasferito nella sua attuale casa, il personale della residenza ha avuto difficoltà a capire cosa piacesse a Grant. Per questi motivi, è stato difficile coinvolgerlo nella pianificazione dell'uso del suo assegno personale.

Il personale residenziale prestava attenzione e notava ciò che interessava a Grant. Ogni volta che vedeva un animale, smetteva di fare quello che stava facendo per guardarlo. Sembrava apprezzare gli scoiattoli che giocavano davanti a casa sua. Spesso osservava gli uccelli che avevano fatto il nido sulla quercia nel cortile di casa.

Dopo aver incontrato il responsabile dell'assistenza e il personale del programma diurno di Grant, il personale della residenza ha creato un piano per utilizzare la sua paghetta personale in base a ciò che riteneva potesse interessargli. Poiché Grant mostrava interesse per gli animali e amava osservare gli uccelli, il personale della residenza ha utilizzato la sua paghetta personale per acquistare una piccola mangiatoia per uccelli che ha installato fuori dalla finestra della sua camera da letto. Ora si diverte a osservare gli uccelli e gli scoiattoli che attira. Grant trascorre anche del tempo al parco e al vicino zoo. Queste attività gli giovano personalmente e migliorano la qualità della sua vita perché lo interessano e lo coinvolgono con altre persone della comunità.

Il personale della residenza ha anche utilizzato la paghetta personale di Grant per acquistare una macchina fotografica e degli album fotografici. Lo aiutano a scrivere i nomi degli animali accanto alle foto scattate al parco, allo zoo e dalla sua stanza. Nei giorni di pioggia, il personale aiuta Grant a lavorare al suo album di animali. 

Il responsabile dell'assistenza di Grant ha trovato un volontario con un furgone e ora va a fare birdwatching con un altro membro della comunità.

Determinare le preferenze di una persona

Quando si cerca di ottenere input sulla scelta per la spesa personale, è necessario porsi le seguenti domande:

• Dove sono i luoghi preferiti della persona? 
• Chi sono le persone più importanti nella vita della persona? 
• Quali sono le capacità, i doni, le preferenze e gli interessi unici della persona?
• Quali sono le cose che rendono la persona più felice?
• Qual è il livello di attività della persona? È una persona mattiniera o notturna? Sono molto energici o sedentari?
• Quali situazioni sensoriali sono gradite alla persona? Considerate le reazioni alle luci intense, al tatto, ai suoni, agli odori e ai sapori. 
• Cosa preferisce la persona quando pranza fuori: fast food o cucina raffinata, tavolo o cabina? La persona ha una dieta speciale o gradisce particolari piatti del menu?  

Le risposte a queste domande saranno utili per la pianificazione e la determinazione:

• Dove la persona può diventare un cliente prezioso
• Quali attività comunitarie fanno incontrare la persona con persone che condividono interessi simili? 
• Modi in cui la persona può incontrare nuove persone e approfondire le amicizie e le relazioni con gli altri.
• Se la persona può partecipare a club, organizzazioni di servizio, eventi civici, organizzazioni etniche o culturali, gruppi sportivi, di salute e fitness e gruppi di sostegno alla comunità e alla persona. 

Quando un'agenzia residenziale certificata gestisce l'assegno personale per una persona, è necessaria una pianificazione annuale delle spese personali per tale persona. La pianificazione deve coinvolgere la persona e il suo team. L'équipe deve comprendere la persona, il suo care manager, i familiari coinvolti, i difensori, il personale della residenza dell'individuo, il personale di un programma non residenziale, il fornitore di assistenza familiare e chiunque gestisca l'assegno personale per la persona. La documentazione di questa pianificazione delle spese deve essere inserita in un Piano delle spese personali (PEP).

Requisiti di legge

• I regolamenti dell'OPWDD richiedono un piano di spesa personale (PEP) annuale scritto che includa una valutazione della gestione del denaro (MMA). 
• Copie del PEP e del MMA devono essere inserite nella cartella della persona presso la residenza.
• Il PEP deve essere conforme al piano di abilitazione/trattamento e al piano di supervisione protettiva.
• La persona, l'agenzia residenziale, il suo difensore e il care manager devono avere una copia del PEP (le informazioni del PEP possono essere condivise anche con altre parti coinvolte, se necessario, ma solo dopo aver chiesto alla persona e al suo difensore).

Valutazione della gestione del denaro (MMA)

La pianificazione delle spese personali è un processo. Inizia con una valutazione della gestione del denaro (Money Management Assessment, MMA) e la creazione di un PEP. I regolamenti sugli assegni personali richiedono che l'équipe di ogni persona completi un MMA. Questo vale per tutti coloro che ricevono l'assegno personale gestito dalla DDSOO o da un'agenzia di volontariato.

La valutazione viene completata annualmente con il PEP e deve mostrare:

• La capacità della persona di gestire i fondi in modo indipendente  
• L'ammontare dei fondi che la persona è in grado di gestire autonomamente
• La frequenza con cui i fondi possono essere erogati (ad esempio, 10 dollari a settimana).

Alcuni elementi da considerare nello sviluppo dell'MMA sono:

• La comprensione del concetto di denaro da parte dell'individuo
• Hanno dimostrato interesse nell'acquisto autonomo di articoli o servizi.
• L'interesse o la capacità di detenere denaro e di effettuare acquisti.
• Riconoscono la differenza tra il valore delle monete e quello della cartamoneta?
• La loro consapevolezza di dover ricevere il resto e l'ammontare

Piano di spesa personale (PEP)

Il PEP è una guida per l'utilizzo dell'assegno personale mensile e delle risorse della persona nei 12 mesi successivi per gli oggetti che la persona desidera attualmente o potrebbe desiderare in futuro. Il piano deve consentire alla persona di avere il maggior numero di scelte possibili e può includere acquisti personali o articoli di lusso, intrattenimento, vacanze, visite a casa e alla famiglia o altre spese. Il PEP deve includere una descrizione delle risorse previste dalla persona, della sua disponibilità personale e delle spese previste su base annuale e/o mensile. Se una persona ha una carta di credito o un prestito da pagare, i pagamenti devono essere riportati nel PEP. L'importo stanziato nel PEP per la gestione autonoma della persona deve essere coerente con il MMA. 

Il PEP è un documento facilmente riconoscibile che soddisfa i requisiti legali di pianificazione finanziaria annuale e considera:

• I bisogni quotidiani e a lungo termine di una persona
• Articoli speciali come vacanze, grandi acquisti o un conto per la sepoltura. 
• Salari, altri redditi e risorse come fonti di finanziamento personale

Il DDSOO o l'agenzia di volontariato assegna la responsabilità di monitorare il PEP al personale o ai fornitori di assistenza familiare che effettuano le spese per l'assegno personale con la persona. Il loro compito è quello di assicurarsi che le spese per l'assegno personale siano in linea con il PEP. Le richieste di fondi che non seguono il PEP devono essere discusse con la persona e l'équipe, in modo da poter apportare modifiche al PEP, se necessario. Seguendo il piano, la DDSOO o l'agenzia di volontariato si assicurano che le scelte di spesa della persona vengano realizzate. Il rispetto del PEP riduce anche la necessità di spese dell'ultimo minuto per mantenere la persona al di sotto dei limiti di risorse per Medicaid o SSI.

Sebbene il care manager debba essere un membro del team che crea il PEP e l'MMA, questi requisiti non sono servizi Medicaid. Al care manager non può essere assegnata la responsabilità di scrivere, monitorare o controllare il PEP o l'MMA. 

Poiché gli interessi della persona possono cambiare, il piano può e deve essere modificato in qualsiasi momento, ma deve essere aggiornato almeno ogni 12 mesi. Anche un cambiamento nella salute o nei supporti familiari può essere un motivo per rivedere il piano. È compito dell'équipe prendere nota di questi cambiamenti e predisporre le modifiche al piano. La DDSOO o l'agenzia volontaria che gestisce l'assegno personale stabilisce come modificare un piano di spesa personale e chi può modificarlo. Il piano non sostituisce il libro mastro in termini di documentazione delle spese effettive; è una guida per coloro che aiutano la persona a fare scelte finanziarie. Non deve essere usato per limitare le opportunità di spesa personale della persona. L'uso del piano può aiutare la persona a mettere a budget il proprio reddito in modo che le attività preferite o le vacanze non siano influenzate da frequenti acquisti impulsivi, ma deve essere abbastanza flessibile da permettere alla persona di cambiare idea. 

La Division of Quality Improvement dell'OPWDD verificherà la presenza di un PEP e la prova che la pianificazione delle spese sia aggiornata almeno annualmente per riflettere la flessibilità e le priorità attuali di ogni persona.

L'assegno personale non deve mai essere trattenuto da un individuo per nessun motivo.

Esempi di valutazione della gestione del denaro e di piano di spesa personale

Le pagine successive contengono esempi di formati per il MMA e il PEP. Questi moduli sono disponibili anche per il download dal sito web dell'OPWDD:

MMA:https://opwdd.ny.gov/system/files?file=documents/2020/03/money_management_0-5.pdf

PEP: https://opwdd.ny.gov/system/files/documents/2020/02/personal-expenditure-plan-pep-form-sample.pdf