D: In che modo lo Stato ha calcolato i miei pagamenti per le iniziative di mantenimento e longevità?
R: I pagamenti per le iniziative di mantenimento e longevità sono stati calcolati come segue:
- L'OPWDD ha utilizzato i costi di ciascuna agenzia associati alle posizioni lavorative della serie 200 del Consolidated Fiscal Report (CFR) per il periodo 2018-19 e 2019 e ha moltiplicato questo importo per il 20%, oltre a qualsiasi percentuale di fringe benefit applicabile e obbligatoria per l'agenzia, per determinare gli importi applicabili per ciascuna agenzia.
- Per il calcolo delle iniziative di mantenimento e longevità per gli assistenti familiari e gli intermediari fiscali, i calcoli dei pagamenti sono stati i seguenti:
- Pagamenti per l'assistenza alle famiglie: Il calcolo per i pagamenti di longevità e mantenimento è stato pari al 20% del pagamento per la difficoltà di assistenza, sulla base delle attività di richiesta di risarcimento pagate per il periodo compreso tra il 1° settembre 2020 e il 31 agosto 2021.
- Pagamenti dell'intermediario fiscale relativi agli assistenti diretti per i quali l'intermediario fiscale è il datore di lavoro di riferimento. Il calcolo per i pagamenti di longevità e conservazione si basa sul 20% del compenso aggregato per le ore lavorate dai DSP nel periodo compreso tra il 1° settembre 2020 e il 31 agosto 2021.
D: Come lo Stato ha calcolato i miei pagamenti per il servizio COVID e gli incentivi per le vaccinazioni?
R: I pagamenti dei servizi COVID e degli incentivi per le vaccinazioni sono stati calcolati come segue:
- Pagamenti dei servizi COVID : I fornitori devono compilare l'indagine distribuita dall'OPWDD il 5 gennaio 2022 e completarla entro il 31 gennaio 2022, nella forma e nel formato appropriati affinché l'OPWDD possa determinare gli importi che ciascun fornitore può ricevere. Sulla base delle risposte al sondaggio, i pagamenti saranno effettuati a ciascun professionista di supporto diretto e dipendente dell'assistenza familiare che soddisfa i criteri delineati nell'Attestato per i seguenti importi moltiplicati per la percentuale di fringe obbligatoria di ciascuna agenzia:
- 1.000 dollari per ogni membro del personale impiegato a tempo pieno
- 500 dollari per ogni membro del personale impiegato per almeno, ma non meno di, 20 ore alla settimana
- 250 dollari per ogni membro del personale impiegato per meno di 20 ore alla settimana
- Pagamenti di incentivi per le vaccinazioni : I fornitori devono completare l'indagine distribuita dall'OPWDD il 14 gennaio 2022 e restituirla entro il 31 gennaio 2022, nella forma e nel formato appropriati affinché l'OPWDD possa determinare gli importi che ciascun fornitore può ricevere. Il fornitore può presentare un'indagine semplificata sull'incentivo alla vaccinazione, distribuita dall'OPWDD l'8 febbraio 2022 con scadenza 11 febbraio 2022, da utilizzare al posto dell'indagine iniziale sull'incentivo alla vaccinazione. Sulla base delle risposte al sondaggio, verranno effettuati pagamenti a ciascun professionista di supporto diretto e dipendente dell'assistenza familiare che soddisfa i criteri delineati nell'Attestato per i seguenti importi moltiplicati per la percentuale di fringe obbligatoria di ciascuna agenzia:
- 500 dollari per ogni membro del personale impiegato a tempo pieno
- 250 dollari per ogni membro del personale impiegato per almeno, ma non meno di, 20 ore alla settimana
- 125 dollari per ogni membro del personale impiegato per meno di 20 ore settimanali.
D: I dati di base, i costi o altro sono stati aggiustati da qualche fattore (ad esempio, il salario minimo)?
R: L'OPWDD ha adeguato i dati di base del Consolidated Fiscal Report per tenere conto dei costi dei fringe benefit obbligatori. Questo è stato l'unico adeguamento.
D: Perché lo Stato ha utilizzato i rapporti fiscali consolidati dal 1° luglio 2018 al 30 giugno 2019 e dal 1° gennaio 2019 al 31 dicembre 2019 e non qualcosa di più recente?
R: I periodi CFR 2018-19 e 2019 sono stati selezionati per evitare la potenziale influenza della pandemia COVID-19 sui modelli di personale.
D: Nel calcolo dei pagamenti di mantenimento e di longevità sono state prese in considerazione fusioni, acquisizioni e cambi di sede?
R: Sì, nell'elaborazione dei pagamenti sono state prese in considerazione le fusioni, le acquisizioni e i cambiamenti di sede fino al 12/1/2021.
D: Quale personale può ricevere i bonus/incentivi?
A: Come identificato nel documento di attestazione, il Fornitore deve distribuire i pagamenti integrativi dell'iniziativa di stabilizzazione della forza lavoro solo agli operatori di assistenza diretta (DSP), compreso il personale a contratto che funge da DSP, e/o ai fornitori di assistenza familiare che sono adeguatamente segnalati come personale di assistenza diretta (codice della posizione lavorativa serie 200) nel rapporto fiscale consolidato (CFR) dell'Agenzia che supporta i programmi/servizi con licenza OPWDD. Se la posizione di un dipendente è allocata congiuntamente tra un codice di posizione 200-299 e un altro codice di posizione non qualificante, le erogazioni a tale dipendente si baseranno su una ripartizione proporzionale del tempo trascorso nella posizione di assistenza diretta rispetto a un'altra posizione non qualificante.
D: Perché solo il personale della serie 200 è idoneo?
R: L'OPWDD ha scelto di concentrarsi sui fornitori di assistenza diretta e familiare della serie Title Code 200 per far fronte alla carenza critica di personale derivante dall'emergenza COVID-19; questa decisione è stata ulteriormente influenzata da un consenso universale tra le parti interessate sul fatto che il sostegno a questo personale fosse la priorità per garantire la disponibilità continua di supporti e servizi.
D: Posso utilizzare i fondi in qualsiasi modo se voglio affrontare problemi di reclutamento/ritenzione per la mia agenzia?
R: I fondi devono essere distribuiti come stabilito nell'Attestato. Si noti che l'Attestato indica una certa flessibilità in riferimento alla seguente formula di distribuzione per i pagamenti delle trattenute:
- Ogni DSP riceve un aumento percentuale in base a un Piano di distribuzione specifico per l'agenzia, per affrontare le proprie sfide di reclutamento e mantenimento. Il piano di distribuzione deve specificare la metodologia che il fornitore utilizzerà per distribuire i pagamenti di mantenimento ai DSP idonei. Il piano di distribuzione deve stabilire un livello minimo di pagamento di mantenimento per ogni DSP idoneo che sia stato assunto in un qualche momento nel periodo compreso tra il 1° aprile 2021 e il 31 marzo 2022 e che abbia continuato a essere impiegato dal fornitore fino alla prima busta paga completa che termina il 31 marzo 2022 o prima e che sia impiegato dall'agenzia fornitrice alla data in cui quest'ultima distribuisce i pagamenti di mantenimento. Il piano di distribuzione deve essere redatto sotto forma di documento firmato dall'amministratore delegato/direttore esecutivo dell'agenzia e da un funzionario del consiglio di amministrazione/organo direttivo dell'agenzia. Il Piano di distribuzione firmato deve essere reso disponibile e comunicato chiaramente a tutti i dipendenti prima del pagamento. Il piano di distribuzione, compresi tutti i registri delle buste paga, deve essere conservato dal fornitore e fornito su richiesta all'OPWDD e/o ad altre agenzie di regolamentazione.
D: Se ho meno personale rispetto all'anno di riferimento, devo restituire gli importi eccedenti il bonus del 20%? Posso pagare più del 20%?
R: Tutti i pagamenti integrativi devono essere distribuiti in conformità con la guida all'attestazione. Si noti che le linee guida per la distribuzione del servizio COVID e dell'incentivo per le vaccinazioni indicano i pagamenti minimi. È possibile effettuare distribuzioni superiori allo standard minimo, poiché tutti i pagamenti integrativi devono essere interamente distribuiti ai dipendenti idonei. Le linee guida per la distribuzione di Longevità e Retention identificano le formule di distribuzione.
D: Come verrà pagata la mia agenzia e quando?
R: La maggior parte dei pagamenti integrativi sarà effettuata tramite eMedNY. L'unica eccezione è rappresentata dai pagamenti integrativi per i fornitori che servono membri del piano FIDA-IDD. L'OPWDD effettuerà questi pagamenti ai fornitori come pagamento diretto dallo Stato attraverso i piani in conformità con il 42 CFR 438.6. L'obiettivo è quello di completare i pagamenti entro la fine dell'anno. L'obiettivo è di completare i pagamenti entro il 31 marzo 2022. Per le agenzie che dispongono di personale con codice titolo 200 in programmi non-Medicaid, i pagamenti saranno effettuati tramite i meccanismi contrattuali esistenti.
D: Qual è la definizione di "regime vaccinale COVID-19 completato"?
R: Un regime di vaccinazione COVID-19 completato si riferisce al completamento di una singola dose del vaccino Johnson and Johnson o di due dosi dei vaccini Moderna o Pfizer-BioNtech.
D: I pagamenti sono comprensivi di fringe benefit?
R: Sì, sia i pagamenti integrativi che i pagamenti per i servizi COVID e gli incentivi per le vaccinazioni sono comprensivi dei fringe benefit obbligatori come riportato nel CFR per il periodo terminato il 31 dicembre 2019 per chi presenta il CFR per anno solare o per il periodo terminato il 30 giugno 2019 per chi presenta il CFR per anno fiscale.
D: Qual è l'ammissibilità per il personale che ha posizioni assegnate congiuntamente tra una serie 200 e una serie non qualificata?
R: Se la posizione di un dipendente è allocata congiuntamente tra un codice di serie di titoli 200-299 e un altro codice di titolo di posizione non qualificante, le erogazioni a tale dipendente si baseranno su una ripartizione proporzionale del tempo tra il tempo trascorso nella posizione di assistenza diretta e un'altra posizione non qualificante.
D: Gli incentivi per la vaccinazione saranno disponibili per gli operatori di supporto diretto idonei che sono già stati vaccinati prima delle scadenze del 9/1/21 o del 14/1/22?
R: Sì, il personale che soddisfa i criteri di vaccinazione a partire dalla data del 14 gennaio 2022 potrà ricevere il pagamento delle vaccinazioni se soddisfa tutti gli altri criteri; tuttavia, deve essere segnalato nell'indagine sui fornitori.
D: I fornitori potranno recuperare una parte della paga degli eroi o dei pagamenti per l'incentivazione delle vaccinazioni se i fondi sono già stati distribuiti per premiare il personale?
R: Sì, se i fondi sono stati distribuiti al personale dopo l'8 luglio 2021, data in cui l'OPWDD ha annunciato per la prima volta le iniziative di finanziamento dell'American Rescue Plan, e tali fondi erano specificamente legati a un incentivo per le vaccinazioni o per un servizio durante il periodo COVID. Se l'intero importo del pagamento del servizio COVID o dell'incentivo alla vaccinazione non è stato distribuito interamente ai dipendenti, il fornitore deve effettuare distribuzioni aggiuntive in modo da distribuire l'intero importo.
D: Qual è la definizione di impiego a tempo pieno?
R: Ci aspettiamo che l'impiego a tempo pieno sia pari o superiore a 35 ore settimanali, ma la definizione sarà specifica per ogni agenzia.
D: Il personale temporaneo o a contratto può beneficiare dei pagamenti?
R: Sì, se il personale temporaneo o a contratto soddisfa i criteri di ammissibilità, può beneficiare dei pagamenti.
D: Come devono essere segnalati gli operatori di supporto diretto idonei che lavorano in più di un programma?
R: Si prega di ripartire questi individui tra i vari programmi come nel Rapporto fiscale consolidato.
D: L'Attestato contiene la seguente dichiarazione con un riferimento alla conformità con le linee guida successive. È stata pubblicata una guida successiva?
R: Le seguenti sono indicazioni successive:
L'OPWDD chiarisce che, sebbene tutti i fornitori debbano rispettare i requisiti stabiliti nell'Attestato, nulla in tale documento è inteso come una violazione di leggi, norme o regolamenti federali o statali, tra cui il Fair Labor Standards Act e l'Employee Retirement Income Security Act. Le agenzie fornitrici sono tenute a rispettare tutte le leggi applicabili nell'effettuare questi pagamenti al personale idoneo.
D: L'Attestato indica che un fornitore non può unire i finanziamenti ricevuti da autorità separate - HCBS Medicaid, State Plan e Non-Medicaid. Questo rappresenta una sfida perché i pagamenti si sono basati sui resoconti dei costi e sui costi del personale per il 2018-19 e il 2019 e i nostri programmi sono cambiati da allora. Come datore di lavoro, c'è qualche margine di manovra che l'OPWDD può offrire in relazione a questo requisito?
R: Per chiarire, l'Attestato non ha mai inteso limitare la capacità di un fornitore di offrire bonus al proprio personale in base all'autorità con cui tale pagamento è stato effettuato all'agenzia. La dichiarazione contenuta nell'attestato era intesa a limitare il trasferimento di fondi tra iniziative, non tra servizi/programmi. Questa flessibilità è fondamentale per riflettere l'evoluzione dei modelli di spesa e dei servizi. Ad esempio, un fornitore potrebbe aver convertito i propri ICF in IRA negli ultimi anni; l'aspettativa è che i fornitori abbiano la flessibilità di aggregare i pagamenti ricevuti per ogni iniziativa e distribuire i fondi ai propri dipendenti, indipendentemente dal programma che stanno sostenendo. Pertanto, i fornitori possono aggregare i pagamenti ricevuti per l'iniziativa Longevità da fonti Medicaid (Waiver e State Plan) e non Medicaid e distribuirli coerentemente ai propri dipendenti, senza tener conto del programma che stanno sostenendo.
Tuttavia, le agenzie che ricevono i pagamenti per la longevità e il mantenimento per i fornitori di assistenza familiare e per il personale per il quale un'agenzia agisce come datore di lavoro di riferimento per le persone che si autogestiscono, devono distribuire i fondi ai rispettivi programmi in base al livello di pagamenti ricevuti, poiché questi due programmi si sono basati su dati di richieste di rimborso più recenti di eMedNY. Queste risorse non possono essere mescolate.
D: L'Attestato indica che "il Fornitore deve spendere tutti i pagamenti supplementari dell'iniziativa di Stabilizzazione della forza lavoro, ad eccezione dei Pagamenti per il mantenimento, attraverso la distribuzione ai DSP idonei e/o ai fornitori di assistenza familiare entro novanta (90) giorni dal ricevimento dei fondi. Per quanto riguarda i Pagamenti per il mantenimento, una prima spesa dei fondi deve essere effettuata a favore dei DSP e dei fornitori di assistenza familiare idonei entro novanta (90) giorni dal ricevimento dei fondi; il saldo dei Pagamenti per il mantenimento deve essere interamente speso attraverso distribuzioni ai DSP e/o ai fornitori di assistenza familiare idonei entro centottanta (180) giorni dal ricevimento dei fondi."
Se il fornitore ha un'affiliazione con il FIDA-IDD (Partners Health Plan), una parte del finanziamento del pagamento supplementare sarà inviata al fornitore da Partners Health Plan. Quali sono le tempistiche di distribuzione in questa circostanza?
A: In tutte le circostanze, indipendentemente dal processo/fonte di finanziamento del pagamento supplementare e in base a ciascun pagamento supplementare effettuato al fornitore, i fornitori devono attenersi alla guida ". Il fornitore deve spendere tutti i pagamenti supplementari dell'iniziativa di stabilizzazione della forza lavoro, ad eccezione dei pagamenti per il mantenimento, attraverso la distribuzione ai DSP e/o ai fornitori di assistenza familiare idonei entro novanta (90) giorni dal ricevimento dei fondi. Per quanto riguarda i pagamenti per il mantenimento, una prima spesa dei fondi deve essere effettuata a favore di DSP e fornitori di assistenza familiare idonei entro novanta (90) giorni dal ricevimento dei fondi; il saldo dei pagamenti per il mantenimento deve essere interamente speso attraverso distribuzioni a DSP e/o fornitori di assistenza familiare idonei entro centottanta (180) giorni dal ricevimento dei fondi."
Tuttavia, incoraggiamo vivamente i fornitori con affiliazione FIDA-IDD a erogare tutti i fondi per la stabilizzazione della forza lavoro ai dipendenti secondo lo stesso calendario, indipendentemente dalla fonte di finanziamento, una volta ricevuti i pagamenti da Partners Health Plan. Il fatto che i pagamenti di Partners Health Plan ai Provider vengano effettuati successivamente a quelli provenienti da altre fonti, a causa di ulteriori requisiti di approvazione da parte di CMS, non dovrebbe necessariamente allungare i tempi di distribuzione dei fondi al personale di assistenza diretta e ai fornitori di assistenza familiare.