Intro

I requisiti FTF descritti di seguito faranno riferimento all'erogazione del servizio di gestione dell'assistenza di persona o a distanza. I contatti FTF possono avvenire in due modi possibili: 1) di persona; o 2) attraverso l'uso della tecnologia remota in cui i partecipanti alla riunione possono essere visti tramite l'uso della tecnologia video e ascoltati tramite l'uso della tecnologia audio. Il resto di questa informativa farà riferimento a queste due opzioni come contatti "di persona" e "remoti". Di seguito sono disponibili informazioni sulla politica che definiscono l'uso della tecnologia remota per soddisfare i requisiti di contatto FTF per la gestione dell'assistenza.

I requisiti FTF di persona sono considerati il numero minimo di contatti per supportare la fatturazione dei servizi CCO/HH.  Ci si aspetta che i Care Manager forniscano servizi e supporti di gestione dell'assistenza in base alle esigenze specifiche e ai metodi di interazione necessari per le circostanze uniche di ciascun iscritto, tenendo conto di fattori rilevanti come lo stile di comunicazione preferito dalla persona; utilizzo di metodi di comunicazione verbale/non verbale; esigenze culturali e linguistiche della persona e dei suoi familiari o sostenitori; disponibilità di tecnologia per comunicare; situazione abitativa; necessità di controlli sanitari e di sicurezza; i principali cambiamenti di vita che avvengono nella vita di una persona; e altri fattori rilevanti.  

Ci si aspetta che il Care Manager stabilisca e mantenga un rapporto di fiducia e di supporto con ogni iscritto che massimizzi i benefici e gli obiettivi del servizio di gestione dell'assistenza e che risponda alle esigenze dell'iscritto e ai risultati desiderati. Ad esempio, contatti FTF più frequenti sono particolarmente importanti quando una persona è nuova al servizio di gestione dell'assistenza o ha un nuovo Care Manager per aiutare a stabilire una relazione di fiducia e supporto. Non si deve presumere che il numero minimo richiesto di contatti di persona e/o remoti equivalga alla fornitura di servizi di gestione dell'assistenza di qualità. L'aspettativa è che il Care Manager valuti, monitori e adegui il numero e il tipo di riunioni che meglio soddisferanno le esigenze e gli obiettivi della persona, se necessario.

Inoltre, i Care Manager devono incontrare immediatamente qualcuno di persona, se c'è motivo di farlo. Ciò potrebbe essere dovuto a qualsiasi potenziale rischio per la salute o la sicurezza o a preoccupazioni trasmesse al Care Manager dalla persona, dai familiari, dai sostenitori, dai fornitori o da un'altra parte. Inoltre, se le esigenze della persona giustificano un controllo della salute e della sicurezza di persona, deve verificarsi un contatto di persona (gli esempi includono: l'ambiente domestico rappresenta un rischio per la persona; la persona non mantiene la propria casa pulita e igienica; la persona non ha vestiti o cibo adatti alle condizioni atmosferiche; non ci sono supporti naturali o fornitori di servizi pagati che interagiscono con la persona su base regolare).

La tabella seguente delinea i requisiti minimi per i contatti di gestione dell'assistenza FTF che devono avvenire a ciascun livello, in conformità con le linee guida OPWDD e NYSDOH applicabili e le disposizioni della presente politica.

  • Questo grafico fa riferimento a un anno solare e i contatti richiesti devono essere ripartiti proporzionalmente, a partire dal primo trimestre completo di iscrizione, in base a questi eventi scatenanti: fine dell'emergenza sanitaria pubblica (PHE), iscrizione o disiscrizione o se la persona si sposta tra livelli o tipi di servizio entro l'anno solare.
  • Per tutti i nuovi iscritti a CCO/HH, indipendentemente dal livello, entro sessanta (60) giorni dall'iscrizione a un CCO/HH, il Care Manager deve condurre un incontro di persona con la persona.  
Livello  Requisiti minimi*  
Livello 1-3  

Minimo di contatti trimestrali faccia a faccia (FTF)

(gennaio-marzo; aprile-giugno; Luglio-Settembre; e ottobre-dicembre) è richiesto come segue:  

  • Se la persona richiede contatti FTF remoti e ciò è ritenuto appropriato in conformità con Remote Technology Information:
    • Requisito minimo di due contatti di persona all'anno
      • L'incontro annuale del Life Plan deve avvenire di persona;
      • L'altro contatto di persona può avvenire durante la riunione semestrale di revisione del piano di vita O una riunione per un altro scopo. Questo incontro dovrebbe svolgersi in un luogo scelto dalla persona/rappresentante.
      • È richiesto un minimo di almeno un (1) contatto di persona per un periodo di sei (6) mesi.
    • Tutti gli altri contatti FTF richiesti (in conformità con la Sezione Uno del Memorandum sulla tecnologia remota per la gestione dell'assistenza) potrebbero avvenire tramite contatto remoto quando si basano sulla richiesta della persona e non sulla base di una preferenza di Care Manager, CCO/HH o fornitore.
  • Se i contatti remoti non sono richiesti dalla persona o dal suo rappresentante o non sono appropriati per la persona in conformità con la Sezione Uno del Memorandum sulla tecnologia remota per la gestione dell'assistenza, sono necessari quattro (4) contatti di persona all'anno.   

 

Livello 4 Non Willowbrook   

Il contatto mensile faccia a faccia (FTF) è richiesto come segue: 

  • Se la persona richiede contatti FTF remoti e ciò è ritenuto appropriato in conformità con Remote Technology Information:
    • Requisito minimo di almeno un (1) contatto di persona per trimestre durante l'anno solare
      • L'incontro annuale del Life Plan deve avvenire di persona.
      • Gli altri contatti di persona possono avvenire durante la revisione semestrale del Piano di Vita E/O per altri scopi. Questi incontri dovrebbero svolgersi in luoghi scelti dalla persona/rappresentante.
    • Tutti gli altri contatti FTF richiesti possono avvenire (in conformità con la Sezione Uno del Memorandum sulla tecnologia remota per la gestione dell'assistenza) tramite contatti remoti quando si basano sulla richiesta della persona e non sulla base di una preferenza di Care Manager, CCO/HH o fornitore.
      • La persona o il suo rappresentante può scegliere un numero inferiore di contatti FTF mensili a distanza o di persona; tuttavia, questa scelta informata deve essere chiaramente documentata nel Life Plan e nel registro della gestione delle cure.
        • Se vengono scelti meno contatti e documentati in modo chiaro attraverso il processo di scelta informata, è richiesto un minimo di almeno un (1) contatto di persona per un periodo di sei (6) mesi.
  • Se i contatti remoti non sono richiesti dalla persona o dal suo rappresentante o non sono appropriati per la persona in conformità con la Sezione Uno del Memorandum sulla tecnologia remota per la gestione dell'assistenza, il contatto FTF mensile richiesto deve avvenire di persona.  
Individui di classe Willowbrook di livello 4   È richiesto un incontro mensile faccia a faccia di persona  

* L'anno è un anno solare di 12mesi e i contatti necessari vengono ripartiti proporzionalmente in base all'iscrizione o alla disiscrizione o se la persona cambia livello all'interno dell'anno solare. 

Tecnologia remota per soddisfare i requisiti di contatto di Care Management FTF

Ai fini della presente informativa, la tecnologia remota si riferisce a un metodo elettronico di erogazione del servizio di gestione dell'assistenza, inclusa qualsiasi comunicazione bidirezionale in tempo reale che incorpora componenti audio e video e che soddisfa i requisiti dell'Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA), inclusi tutti gli standard di telemedicina e/o sicurezza remota applicabili. La tecnologia remota è un'opzione ammissibile per soddisfare i requisiti di contatto di Care Management FTF quando si verificano tutte le seguenti condizioni:

  1. La richiesta di utilizzo della tecnologia remota viene avviata dall'iscritto e/o dalla sua famiglia/rappresentante e non dal CCO o dal responsabile dell'assistenza.
  2. Il supporto remoto è faccia a faccia (ad esempio, il Care Manager può vedere il rappresentante dell'iscritto/iscritto e l'iscritto può vedere il Care Manager e il team di pianificazione dell'assistenza)
  3. I supporti remoti garantiscono i diritti alla privacy, alla dignità e al rispetto dell'iscritto e la libertà dalla costrizione della coercizione.

Tecnologia remota per l'erogazione di servizi di gestione dell'assistenza

La tecnologia remota non può essere l'unica modalità di gestione dell'assistenza a contatto FTF con un iscritto (vedere i requisiti delineati nella Tabella 1 sopra). La tecnologia remota è disponibile a determinate condizioni per consentire la continuità dei servizi di gestione dell'assistenza quando il contatto di persona con la gestione dell'assistenza non è possibile (ad esempio, durante il recupero da un incidente, una malattia, una crisi), oppure può essere utilizzata come parte dell'erogazione di servizi di gestione dell'assistenza che incorpora sia il contatto di persona che il contatto remoto al fine di fornire una maggiore flessibilità all'iscritto e/o alla sua famiglia/rappresentante quando lo desidera, adeguati ed efficaci per la fornitura di servizi di gestione dell'assistenza.

Il Care Manager e il team di pianificazione dell'assistenza devono valutare l'efficacia dei contatti di gestione dell'assistenza durante i periodi in cui i contatti di gestione dell'assistenza remota vengono forniti all'iscritto e valutare che le esigenze dell'iscritto possano essere soddisfatte efficacemente quando viene utilizzata la tecnologia remota. Le persone possono richiedere assistenza fisica da parte di supporti naturali o a pagamento per organizzare e facilitare il contatto/visita/incontro. Se l'iscritto vive in un ambiente residenziale certificato, il fornitore di abilitazione residenziale deve partecipare al processo di pianificazione centrato sulla persona per quanto riguarda l'erogazione dei contatti per la gestione dell'assistenza a distanza. Se le esigenze dell'iscritto non possono essere soddisfatte e la privacy dell'iscritto non può essere garantita, l'erogazione di servizi di gestione dell'assistenza utilizzando la tecnologia remota non è appropriata o accettabile. Il record di gestione dell'assistenza deve documentare che questo processo si è verificato.

L'uso appropriato della tecnologia remota per la gestione dell'assistenza e altri servizi specifici (vedere ADM#2021-03 Capacità di utilizzare la tecnologia per fornire servizi domiciliari e basati sulla comunità (HCBS) da remoto) è determinato come parte del processo di pianificazione centrato sulla persona. Le persone devono richiedere affermativamente i contatti per la gestione dell'assistenza remota rispetto ai contatti di persona e fornire il consenso informato scritto per l'erogazione di servizi di gestione dell'assistenza tramite tecnologia remota. Il team di pianificazione stabilirà un programma concordato per i contatti di persona e di gestione dell'assistenza remota e il Care Manager dovrà documentare la decisione degli iscritti di utilizzare i contatti remoti e confermare l'effettiva erogazione dei servizi di gestione dell'assistenza tramite contatti remoti.

L'iscritto e/o la famiglia/rappresentante e il Care Manager hanno ciascuno un ruolo nella pianificazione dell'uso della tecnologia remota come descritto di seguito.

Ruolo dell'iscritto e/o della famiglia/rappresentante:

  1. L'iscritto e/o la famiglia/rappresentante devono fornire il consenso informato a ricevere i contatti per la gestione dell'assistenza remota al posto dei contatti di persona richiesti, come indicato nella tabella seguente.
  2. L'iscritto e/o la famiglia/rappresentante devono ribadire la loro scelta di continuare a impegnarsi in contatti a distanza durante ogni revisione del Piano di Vita (semestrale).
  3. L'iscritto e/o la famiglia/rappresentante contatteranno il Care Manager, in qualsiasi momento, qualora l'utilizzo della tecnologia remota non fosse più desiderato

Ruolo del CCO Care Manager nell'erogazione del servizio remoto faccia a faccia:

  1. Il Care Manager spiega i requisiti di privacy e documenta in modo appropriato nel Life Plan dell'iscritto che l'iscritto e/o la famiglia/rappresentante hanno espresso il desiderio e hanno acconsentito a impegnarsi in contatti di gestione dell'assistenza a distanza.
  2. Il Care Manager deve confermare che l'iscritto dispone dell'attrezzatura adeguatamente adatta alle esigenze dell'iscritto per impegnarsi in modo appropriato nel contatto con la gestione dell'assistenza a distanza. L'apparecchiatura deve soddisfare tutti gli standard di sicurezza stabiliti dall'HIPAA. L'attrezzatura deve inoltre comprendere sia la modalità audio che quella visiva.
  3. Il Care Manager attesta di aver informato l'iscritto e/o la sua famiglia/rappresentante della loro capacità di passare dalla ricezione dei servizi di gestione dell'assistenza da remoto a quella di persona in qualsiasi momento e su come effettuare tale modifica.
  4. Il Care Manager garantisce che le esigenze dell'iscritto siano soddisfatte attraverso contatti remoti e che l'erogazione del servizio di gestione dell'assistenza sia efficace e soddisfi i requisiti di qualità. Se l'impegno a distanza diventa non sicuro, inefficace o non soddisfa le esigenze dell'iscritto, deve essere interrotto.
  5. Il Care Manager garantisce che l'uso continuato dei contatti remoti sia rivisto e riaffermato dal team di pianificazione semestralmente in concomitanza con le revisioni del piano di vita.
  6. Il Care Manager prenderà provvedimenti immediati per modificare il Piano di Vita se l'iscritto e/o la famiglia/rappresentante scelgono di revocare il consenso per i contatti di gestione dell'assistenza a distanza.
  7. Il Care Manager avvia il processo per tornare ai contatti di gestione dell'assistenza di persona se l'iscritto/rappresentante dell'iscritto lo richiede o se viene stabilito che i contatti remoti non sono sicuri, inefficaci o non soddisfano le esigenze dell'iscritto. Ciò include l'impegno nel processo di pianificazione centrato sulla persona per discutere con l'iscritto e/o la famiglia/rappresentante la necessità di passare ai contatti di gestione dell'assistenza di persona, prendere le disposizioni necessarie per passare ai contatti di gestione dell'assistenza di persona e aggiornare il piano di vita.