XXII. Supporto di base per il piano HCBS

Il supporto del piano di servizio di base a domicilio e sulla comunità (Basic HCBS Plan Support) è un servizio alternativo per le persone che scelgono di non iscriversi all'opzione più completa nota come Health Home Care Management (CCO/HH). Il supporto di base dei piani HCBS fornisce l'assistenza necessaria per condurre revisioni e aggiornamenti tempestivi del piano di vita di una persona e per mantenere la documentazione a supporto della determinazione dell'idoneità al livello di cura ICF della persona con esenzione HCBS.

È uno standard CCO/HH che quando una persona desidera ricevere i servizi HCBS e rifiuta l'iscrizione a CCO/HH, il CCO/HH deve istruirla sui servizi di supporto del piano HCBS di base. Qualcuno deve essere iscritto a un servizio di gestione dell'assistenza per ricevere i servizi OPWDD HCBS.

La differenza tra i due servizi include:

1. Health Home Care Management fornisce una valutazione completa della salute che identifica e supporta le esigenze mediche, mentali, di dipendenza chimica, di disabilità dello sviluppo e di servizi sociali di una persona.
2. I servizi di supporto del piano HCBS di base supportano le persone iscritte all'esenzione HCBS e coordinano e organizzano la fornitura dei servizi di esenzione. Le persone che hanno diritto al servizio di supporto del piano di base, ma non sono iscritte all'esenzione HCBS, possono anche ricevere il servizio per fornire assistenza con altri servizi non esentori (ad esempio, cura della persona).

Iscrizione e consenso all'iscrizione al servizio di supporto di base HCBS

Quando una persona si iscrive al Basic HCBS Plan Support, il CCO/HH sarà responsabile dell'invio di una notifica scritta della decisione (chiamata anche Notice of Decision) alla persona e/o alla sua famiglia/rappresentante. Il CCO/HH deve conservare una copia del presente avviso di decisione nel registro della persona.

Le persone devono acconsentire a iscriversi al programma di supporto del piano base HCBS. Il Care Manager deve ottenere un modulo di consenso firmato per il Supporto Base del Piano HCBS e caricarlo in CHOICES. Il Care Manager deve esaminare annualmente il modulo di consenso con l'iscritto e/o la sua famiglia/rappresentante e annotare la revisione nel fascicolo della persona.

Le responsabilità del Care Manager includono assicurarsi che le persone iscritte a questo servizio abbiano un piano di vita. Il Care Manager deve seguire i requisiti delineati nel regolamento di pianificazione centrata sulla persona dell'OPWDD, che si trova all  '14 NYCRR § 636. Il Care Manager deve sviluppare e monitorare il Piano di Vita della persona e fornire informazioni sulla sua libertà di scelta delle opzioni CCO/HH disponibili nella sua regione.

Il Care Manager garantisce che le persone che scelgono di iscriversi al Basic HCBS Plan Support Care Management abbiano:

1. Un piano di vita attuale;
2. Una determinazione dell'idoneità al livello di cura ICF attuale;
3. Una rideterminazione annuale completata della determinazione dell'idoneità al livello di cura ICF in archivio;
4. Come minimo, incontrarsi due (2) volte all'anno di persona o su richiesta dell'individuo e/o del rappresentante della famiglia o dell'avvocato per mantenere, monitorare, rivedere e rivedere il Piano di Vita dell'individuo;
5. Individuate nel Piano di Vita le necessarie tutele a tutela della salute e del benessere dell'individuo; e
6. Ha mantenuto un registro completo ed esaustivo del supporto del piano HCBS di base.

Il Piano di Vita è un piano comprensibile e personale con gli allegati necessari per attuare le decisioni prese durante il processo di pianificazione centrato sulla persona. Il Life Plan identifica le prestazioni e i supporti che la persona riceve, identifica i fornitori di prestazioni, la frequenza delle prestazioni e include gli eventuali piani di abilitazione richiesti, integrati o come allegati.

Il Care Manager utilizzerà un approccio centrato sulla persona per sviluppare il Piano di Vita, identificando gli obiettivi desiderati e i risultati di valore della persona e i supporti e i servizi che desidera o di cui ha bisogno per raggiungere tali risultati. Il Care Manager utilizzerà anche una valutazione approvata dallo stato dell'OPWDD (CAS/CAN) per aiutare a informare lo sviluppo del Life Plan. Il Care Manager promuove e supporta la scelta consapevole durante questo processo e aiuta a identificare una rete personale di attività, supporti, servizi e risorse comunitarie in base ai bisogni della persona. Il Care Manager aiuta la persona a identificare le attività e gli interventi di gestione dell'assistenza necessari per raggiungere i propri obiettivi e i risultati di valore descritti nel Life Plan. Il Care Manager documenta nel Piano di Vita i supporti, i servizi, le risorse comunitarie necessarie e scelte dalla persona, gli enti che erogheranno i servizi e la durata del servizio (data di inizio e fine effettiva). Non è necessario che il Life Plan includa le Misure di Esito Personali (POM) e/o una sezione di considerazione speciale.

Per le persone che vivono in un'alternativa residenziale individuale (IRA), è necessario che un piano di protezione individuale (IPOP) sia incorporato o allegato al piano di vita. Il Life Plan deve essere accessibile alla persona e/o alla sua famiglia/rappresentante, tenendo in debita considerazione le esigenze e le preferenze culturali e linguistiche, via mail.

Per l'attuazione del Piano Vita, il Care Manager ha la responsabilità di coordinare l'accesso all'erogazione dei supporti e delle prestazioni individuate nel Piano Vita:

1. assistenza nel coordinamento della valutazione dei bisogni funzionali approvata dallo Stato (CAS/CANS);
2. aiutare a localizzare e/o creare supporti naturali e risorse comunitarie;
3. localizzazione dei servizi finanziati;
4. aiutare a determinare l'ammissibilità all'OPWDD;
5. fare rinvii;
6. facilitare le visite e i colloqui con i familiari, i potenziali fornitori di servizi, le opzioni abitative, ecc.; e
7. garantire che le informazioni essenziali siano disponibili per la persona, i fornitori e altri con il consenso della persona.

Il Life Plan deve essere rivisto almeno due volte in un periodo di dodici (12) mesi dal Care Manager, dalla persona e/o dalla sua famiglia/rappresentante. Entrambe le recensioni devono essere effettuate di persona all'ora e nel luogo scelti dalla persona/rappresentante. Almeno una (1) delle riunioni del Life Plan deve includere tutti i fornitori di servizi per la disabilità dello sviluppo e altri, se necessario e concordato.

Per maggiori dettagli relativi alle tempistiche del Life Plan, ai requisiti e alle informazioni relative al Life Plan e all'autorizzazione al servizio (inclusi i requisiti di un Life Plan in corso), consultare la sezione Life Plan.

Indipendentemente dal servizio di gestione dell'assistenza (ad es. Gestione dell'assistenza sanitaria domiciliare o supporto del piano HCBS di base) La qualifica di Care Manager rimane la stessa, consultare Qualifiche del Care Manager, Controlli dei precedenti e Conservazione dei registri per ulteriori informazioni. 

I CCO/HH che forniscono questo servizio devono conservare tutta la documentazione a supporto dell'idoneità OPWDD e l'iscrizione alla deroga secondo l'iscrizione e l'idoneità alla rinuncia finale23-ADM-06. 

Analogamente a Health Home Care Management, il supporto del piano HCBS può essere fatturato con frequenza mensile. Tuttavia, i CCO/HH sono tenuti a fatturare per un minimo di due mesi. Sono necessari due (2) mesi di servizio entro un periodo di dodici (12) mesi per il supporto del piano HCBS di base. Devono esserci non meno di due incontri (2) in un periodo di dodici (12) mesi condotti per rivedere e aggiornare il piano di vita della persona, i relativi registri e per garantire che la determinazione dell'idoneità al livello di cura ICF della rinuncia HCBS sia completata annualmente.

Durante questi due (2) mesi di servizio, il Care Manager deve documentare e condurre un incontro di persona e una revisione del Life Plan (che può includere la creazione del Life Plan iniziale) e/o aggiornare il Life Plan o completare un addendum al Life Plan. Almeno una (1) riunione del Life Plan deve includere tutti i fornitori di servizi per la disabilità dello sviluppo e altri, se necessario o concordato.

Per i due (2) mesi aggiuntivi all'interno del periodo di dodici (12) mesi, il servizio di gestione delle cure di base HCBS Plan Support può essere fornito per quei mesi in cui c'è una "necessità imprevista". L'esigenza imprevista deve includere uno dei seguenti elementi:

1. Affrontare un problema di salute o sicurezza
2. Ottenere un servizio necessario
3. Negoziare e risolvere i conflitti, o
4. Accesso ai diritti e alle prestazioni per la persona

Affinché il CCO/HH possa qualificare i mesi di servizio aggiuntivi di cui sopra, il Care Manager deve avere almeno uno (1) di persona o due (2) dei seguenti contatti entro un mese:

1. Non contatto faccia a faccia con la persona
2. un contatto diretto con un referente qualificato
3. o un contatto diretto con altre agenzie

Il Care Manager deve documentare lo scopo del contatto in relazione ad almeno uno (1) dei quattro (4) "bisogni imprevisti" sopra identificati.

I contatti diretti e non faccia a faccia includono lo scambio di telefonate o contatti personali, e-mail o scambi di lettere/corrispondenza. Un contatto qualificato è una persona direttamente correlata all'assistenza o alla risoluzione di un'esigenza imprevista della persona (familiare, fornitori di servizi, educatori).

Quando si prevede che i ricoveri ospedalieri durino trenta (30) giorni o meno, il rapporto con il Care Manager può essere continuato e, se i requisiti sono soddisfatti, può essere conteggiato ai fini dei requisiti di fatturazione. Tuttavia, dopo il 30° giorno, l'attività di gestione dell'assistenza non si qualifica per il rimborso. Il Care Manager dovrebbe lavorare con l'équipe della persona per valutare e identificare i bisogni della persona e per fornire supporto durante il processo di pianificazione delle dimissioni.

Questo servizio è fatturabile fino a quattro (4) mesi di servizio per un periodo di dodici (12) mesi. Se le attività di gestione dell'assistenza sono necessarie per più di quattro (4) mesi per un periodo di dodici (12) mesi, la persona deve essere informata dell'opzione di servizio CCO/HH completa e dei vantaggi del programma.

Documentazione di servizio per la fatturazione

La documentazione per il servizio di supporto del piano HCBS di base è necessaria per il mese di fatturazione del servizio.

La documentazione deve includere quanto segue nella nota di servizio mensile:

1. Il nome della persona
2. Identificazione del servizio fornito e del CCO/HH che fornisce il supporto del piano HCBS di base
3. Mese e anno in cui viene erogato il servizio
4. Il luogo della riunione di servizio solo per la revisione del piano di vita
5. Una descrizione delle attività che giustificano il rispetto del requisito minimo di fatturazione descritto in precedenza. Se l'attività prevede il contatto con un contatto qualificato, l'identità del contatto qualificato e il rapporto con la persona devono essere documentati
6. Il nome, il titolo e la firma del Care Manager che eroga il servizio e il giorno, il mese e l'anno in cui è stata scritta la nota. La nota deve essere redatta al momento della consegna del servizio o poco dopo l'orario in cui il servizio è stato fornito. Una nota di servizio mensile include la documentazione dell'attività di gestione dell'assistenza e un riepilogo mensile compilato e firmato entro il 15giorno del mese successivo al mese di servizio.

Oltre alla nota di servizio a supporto dell'erogazione del servizio di supporto del piano HCBS di base, il CO/HH deve conservare la seguente documentazione a supporto delle richieste di pagamento:

1. Prova che il Care Manager ha frequentato la formazione richiesta o ha ricevuto istruzioni utilizzando un curriculum approvato dall'OPWDD o una formazione sviluppata da CCO/HH secondo gli obiettivi di apprendimento della guida alla formazione. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Requisiti e linee guida per la formazione.
2. Per le persone iscritte alla deroga HCBS, una copia della determinazione dell'idoneità al livello di cura ICF e della rideterminazione annuale compilata e firmata entro 365 giorni dalla data di entrata in vigore della determinazione iniziale dell'idoneità al livello di cura ICF o dalla data di firma della data di revisione dell'anno precedente.
3. Una copia del Life Plan che include:
   • Identificazione del servizio fornito
   • Identificazione dell'UCC/HH
   • Frequenza del servizio
   • Identificazione della data di entrata in vigore del supporto del piano HCBS di base. La data di entrata in vigore deve coincidere o precedere la prima data di servizio che il CCO/HH fattura per il supporto del piano HCBS di base.
4. Prova che il piano di vita della persona è stato rivisto due volte all'anno. La prova di una revisione può includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, un foglio di registrazione alla recensione, una nota di servizio mensile che indica che il Piano Vita è stato aggiornato o rivisto, un addendum al Piano Vita, un Piano Vita rivisto o una sezione di revisione sul Piano Vita. Tutte le prove delle revisioni del Piano di Vita devono includere i seguenti elementi:
   • Il nome della persona
   • Nome del CCO/HH che fornisce il supporto del piano HCBS di base
   • Il nome, la firma e il titolo del Care Manager e/o del supervisore che ha condotto la revisione
   • La data del riesame
   • Descrizione di eventuali modifiche apportate al Piano Vita. Se non sono state apportate modifiche, è necessario prendere nota di ciò.

Il piano di vita iniziale di una persona deve essere scritto e firmato, come minimo, dal Care Manager e dall'iscritto e/o dalla sua famiglia/rappresentante entro (90) giorni dall'iscrizione al Basic HCBS Plan Support.

Il CCO/HH può fatturare un pagamento iniziale unico (1) per un mese (1) in cui una persona non è mai stata iscritta alla Deroga, non ha mai ricevuto servizi di Health Home o Medicaid Service Coordination e il Care Manager sta sviluppando e implementando il Piano di Vita. Il Care Manager deve documentare nel record della persona che attesti l'idoneità per il pagamento iniziale di una (1). L'importo del pagamento è tre (3) volte la tariffa normale per i servizi di supporto base del piano HCBS.

Tutta la documentazione sopra specificata, compreso il Piano Vita e la documentazione del servizio, deve essere conservata per un periodo di almeno dieci (10) anni dalla data di erogazione del servizio o dalla data di fatturazione del servizio, a seconda di quale sia la data successiva. Le informazioni diagnostiche e altre cartelle cliniche vengono generalmente conservate per un periodo di tempo più lungo e non sono oggetto di questa politica.

Se in qualsiasi momento, durante l'iscrizione al supporto del piano HCBS di base, una persona desidera passare alla gestione dell'assistenza HH, questo cambiamento di servizio deve essere adeguatamente riconosciuto dal CCO/HH avviando immediatamente i requisiti per una gestione dell'assistenza HH identificata nella sezione Iscrizione.

Di conseguenza, il CCO/HH deve disporre di un processo efficiente e tempestivo per modificare la selezione della gestione dell'assistenza della persona.

Se la persona desidera ricevere il supporto del piano HCBS di base da un CCO/HH diverso, l'attuale CCO/HH deve seguire il processo di trasferimento come descritto nella sezione Disiscrizione e trasferimenti.

Se in qualsiasi momento, durante l'iscrizione al Basic HCBS Plan Support, la persona non è più idonea a ricevere il servizio, il DDRFO sarà responsabile dell'invio di una notifica scritta della risoluzione (chiamata anche avviso di risoluzione). Il CCO/HH comunicherà la modifica dello stato di ammissibilità al DDRFO in modo che possa essere emesso l'avviso di risoluzione.

Questo servizio è finanziato da Medicaid, e sarà necessaria una Fair Hearing Medicaid nel trasmettimento per determinare la cessazione dell'iscrizione al servizio di supporto base del piano HCBS.

Le basi ammissibili per una determinazione per la risoluzione includono:

1. La persona è deceduta
2. La persona non è iscritta a Medicaid
3. La persona non risiede in un ambiente appropriato
4. La persona è iscritta a un altro programma completo di gestione dell'assistenza
5. La persona ha scelto di ritirarsi volontariamente dal programma
6. La persona non soddisfa più i criteri di ammissibilità del livello di assistenza ICF/IDD
7. La persona si è trasferita fuori dallo stato

Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Annullamento dell'iscrizione e trasferimenti.